年中即將來(lái)到，不少企業(yè)或者機(jī)關(guān)單位要開(kāi)展檔案的規(guī)整工作。兼職檔案管理員，在這段時(shí)間主要進(jìn)行檔案的規(guī)整以及錄入。
所以要做好一個(gè)合格的兼職檔案管理員，首要要了解以下幾點(diǎn)兼職檔案管理員的工作職責(zé)：
1、負(fù)責(zé)管理公司各個(gè)部門(mén)產(chǎn)生的檔案材料，包括文件材料的接收、整理，檔案的提供利用等。
2、責(zé)任心強(qiáng)，維護(hù)公司檔案歷史真跡，確保檔案的真實(shí)性和安全性，據(jù)實(shí)用檔，切實(shí)履行保密義務(wù)。
3、確保檔案收集工作的規(guī)范性，并督促各部門(mén)及時(shí)歸檔。
4、完整接收各部門(mén)移交的檔案，對(duì)未及時(shí)移交的檔案資料主動(dòng)向使用或產(chǎn)生該檔案的部門(mén)催收。
5、完成領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的任務(wù)。
另外兼職檔案管理員也要對(duì)檔案整理工作流程及要求了解清楚
一、 收集
了解部門(mén)職能職責(zé)，將平時(shí)在工作活動(dòng)中形成的文字，圖表，聲像等材料完整地收集起來(lái)。
二、 鑒定
對(duì)收集的材料逐份鑒定，看是否屬于部門(mén)文件材料的歸檔范圍，不屬歸檔范圍的，可作參考資料保存，屬于部門(mén)歸檔的文件材料，按照檔案整理流程及要求逐一整理。
三、 分類(lèi)
根據(jù)文件、圖表的形成規(guī)律，將相互聯(lián)系的文件材料、圖表等組合在一起列為同一類(lèi)別。
四、 組卷
組卷的具體做法：項(xiàng)目施工文件按單項(xiàng)工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)組卷；項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷；設(shè)備文件按專(zhuān)業(yè)、臺(tái)件組卷；管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或項(xiàng)目依據(jù)件、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程、單位工程組卷。
五、案卷及卷內(nèi)文件的排列
1、管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列；
2、竣工圖按專(zhuān)業(yè)、圖號(hào)排列；
3、卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
此外，卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)、加蓋檔號(hào)章與檔號(hào)、卷內(nèi)目錄、案卷封面和案卷脊背的編制，填寫(xiě)案卷目錄以及檔案盒的規(guī)格各單位都有獨(dú)立具體的要求。在檔案整理完畢后，根據(jù)檔案盒的盒號(hào)順序依次放入檔案密集架，檔案整理工作也就結(jié)束了。
作者：兼職企鵝