取消會計明細賬易導(dǎo)致賬賬不符

假設(shè)有一銷售提貨單是假造的，倉庫管理員未能識別出來而發(fā)貨了，總之，貨被人提走了而未收到款項。此后，提貨單同時也錄入系統(tǒng)，這筆存貨被扣除。單從倉庫管理的角度來看，“賬實相符”，顯得一切正常。也就是說，依靠倉庫管理系統(tǒng)的自身機制，是無法杜絕此類問題的。在當(dāng)前ERP下，會計能發(fā)現(xiàn)這一問題嗎？ERP的設(shè)計特點是模塊化，一般劃分為總賬、固定資產(chǎn)、銷售訂單處理、存貨控制、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、采購訂單處理和工資等八大塊（正應(yīng)了“大卸八塊”的成語），會計人員掌管總賬，有關(guān)的業(yè)務(wù)模塊掌管明細賬，并在業(yè)務(wù)發(fā)生時，自動生成只有金額沒有數(shù)量的總賬分錄發(fā)送到總賬模塊。所以，銷售模塊向會計的總賬模塊發(fā)送分錄“借：銀行存款（應(yīng)收賬款）貸：主營業(yè)務(wù)收入”，倉庫模塊也向會計總賬模塊發(fā)送分錄：“借：主營業(yè)務(wù)成本貸；庫存商品”。

既然在ERP中，會計自身不設(shè)明細數(shù)量賬，只能依賴倉庫明細賬的查詢功能，而倉庫賬中確有其事，會計總賬模塊只好全接收了，其結(jié)果當(dāng)然是，在會計系統(tǒng)中，這筆業(yè)務(wù)沒有“借：銀行存款貸：主營業(yè)務(wù)收入”的記錄，卻有“借；主營業(yè)務(wù)成本貸：庫存商品”的記錄，這一票貨毫無回報地說沒就沒了，其成本則混進其它已銷售商品的成本中，被掩蓋起來，這就是“管貨的也管明細賬，只向會計報總金額”的直接后果，可見，ERP的設(shè)計者連基本的會計常識都沒有，其思路是大有問題的！

正確的做法應(yīng)當(dāng)是，財務(wù)會計也同時開設(shè)庫存明細賬，依據(jù)多聯(lián)式原始憑證的“財務(wù)聯(lián)”記賬，進行數(shù)量與金額的雙重登記，并與倉管員的倉庫數(shù)量賬相互核對，通過在實物數(shù)量上的“賬賬相符”（如有差異，應(yīng)可以解釋）來保證企業(yè)的資產(chǎn)完整。上述業(yè)務(wù)有兩種可能：

一、造假行為只局限于出貨環(huán)節(jié)。假銷售提貨單是直接交到倉庫去提貨的，屬盜竊行為，則會計手頭不可能有原始憑證的“財務(wù)聯(lián)”，在會計的庫存賬上當(dāng)然沒有任何記錄。通過倉庫存貨賬與會計存貨賬的明細數(shù)量比對，就能鎖定這一筆有差異的業(yè)務(wù)，進而采取追查報案、完善單據(jù)識別手段等措施來“亡羊補牢”；

二、造假行為是系統(tǒng)性的，延伸到全套“多聯(lián)式原始憑證”，其“財務(wù)聯(lián)”也送到了會計手中，這就啟動了復(fù)式簿記的“資產(chǎn)保護機制”了：

如果是本期銷售本期收現(xiàn)，那么與之對應(yīng)的銀行存款匯進了哪個賬號，或者誰經(jīng)手收取了現(xiàn)金？

如果是沖銷已收的預(yù)收賬款，單據(jù)上指明的客戶在本公司賬上是否確有預(yù)收賬款余額？經(jīng)手人是否得到該客戶的授權(quán)委托？

如果是賒銷，單據(jù)上指明的客戶是否通過了本公司的信用評估，從而可以將其欠款掛在應(yīng)收賬款上？經(jīng)手人是否得到該客戶的授權(quán)委托？

……

為該筆出貨配上對應(yīng)科目的努力，也是尋求對這些問題解答的過程，加上與相關(guān)客戶的及時對賬溝通，很輕易地就能揭露舞弊行為，這就是復(fù)式簿記在企業(yè)對外交易中所發(fā)揮的，難以繞過去的“保護資產(chǎn)”的作用。

取消會計明細賬易導(dǎo)致賬賬不符

取消會計明細賬的另一嚴(yán)重后果是，ERP下的庫存明細賬與會計總賬不符。我們先來考察類似的例子，從銀行存款調(diào)節(jié)表的編制說起。它是從銀行對賬單和企業(yè)銀行存款賬開始的，這兩個余額可能不一致，因為同一筆款項會有一方已收、已付而另一方未收、未付，或某一方錯記、漏記和重記的情況。查清后，調(diào)節(jié)表為雙方分別補上已方未記的款項，改正單方錯記、漏記和重記的款項，直至兩個余額相等為止。這就說明，銀行與企業(yè)的兩套賬具有重迭性或相似性，但在一定時點上，兩者之間又可能存在差異。編制銀行存款調(diào)節(jié)表的過程，并不是去修改雙方的賬面記錄使其一致，而是要達到“差異可解釋”的狀態(tài)。

與此類似，倉庫存貨賬與會計庫存賬之間當(dāng)然也有差異，原因至少有：

一、錯誤的業(yè)務(wù)處理。雙方難免會發(fā)生單方的錯記、漏記和重記

二、未達業(yè)務(wù)。會計和倉庫在相同業(yè)務(wù)的處理上存在著“時間差”，如在月末“貨已到，款未付”。倉庫是一定要記錄的；會計則由于發(fā)票等單據(jù)未到無法及時記錄。

三、主體差異。倉庫管理員的實物保管責(zé)任，是以他能夠控制的物理空間范圍為限的，如上鎖的庫房和堆場等。其中，除了企業(yè)自有的存貨，可能還有代管顧客未及提走的存貨，暫管尚未通過驗收的存貨等諸多情況，這都必須構(gòu)成倉庫賬的內(nèi)容；而在會計的存貨賬上，只記錄屬于會計主體所有權(quán)的存貨。兩者之間因統(tǒng)計口徑上的不同而形成“永久性差異”。

四、制度差別。由于制度規(guī)定不一致而引起的雙方差異也常發(fā)生，表現(xiàn)在：

1．會計上規(guī)定的原材料成本口徑不僅限于發(fā)票價格，可能還要加上其它費用；而倉庫對進貨金額的記錄只能依據(jù)發(fā)票價格，對于其它費用單據(jù)并不知情；

2．除了有數(shù)量也有金額的業(yè)務(wù)必須登記以外，會計還必須對只涉及金額不涉及數(shù)量的業(yè)務(wù)也加以記錄，如購貨進倉后又收到供應(yīng)商退回的折扣金額，或因故補付給供應(yīng)商的差價款等，這些業(yè)務(wù)金額都要調(diào)整相應(yīng)的存貨成本；而倉庫只登記有實物進出的數(shù)量和金額，對上述業(yè)務(wù)無從得知，更不用說調(diào)整了；

3．“款已收，貨未付”的未達業(yè)務(wù)，在跨月時也有麻煩，會計核算要求當(dāng)月必須結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本，從而在帳上立即注銷相應(yīng)的存貨，無論是否已經(jīng)發(fā)貨；而從實物角度看，很可能這些存貨根本還沒有被提走，倉庫當(dāng)然還保持著原有的記錄。

五、舞弊行為。往往單方反映在倉庫記錄上。

由此可見，倉庫和會計對于同一業(yè)務(wù)的記錄脫節(jié)，是極為正常的現(xiàn)象。甚至可以說，兩者一致只是偶然的，兩者不一致才是必然的。所以，最簡明的方法當(dāng)然是，采用兩套賬分別記錄，然后定期核對和解釋差異。我們常說“賬賬相符，賬實相符”，所謂“賬實相符”，是指倉庫賬要與實物數(shù)量相符，所謂“賬賬相符”，是指會計賬與倉庫賬經(jīng)過核對后，要達到“差異可以解釋”的狀態(tài)，如果有錯弊，要及時處理。

下表中，我們以A材料為例，列舉一些完全可能發(fā)生的，導(dǎo)致雙方賬面差異的業(yè)務(wù)分別在倉庫存貨賬與會計存貨賬中登記。請讀者觀察一下，從“故事開始時”的雙方完全一致，到“故事結(jié)束時”的分道揚鑣，差異是如何產(chǎn)生的。再試著設(shè)想，有什么格式能用一套賬來同時滿足兩家的要求，就可以體會ERP設(shè)計思想的荒唐了。

也許您會說，這些業(yè)務(wù)未必發(fā)生，也未必都發(fā)生在A材料上，好象哪壺不開偏提哪壺，故意找出來“抬杠”似的。確實是這樣的，在技術(shù)上，這叫“測試業(yè)務(wù)”，常用來檢查軟件設(shè)計是否潛伏著錯誤，通不過測試的，就是有缺陷的產(chǎn)品了。您的公司沒有發(fā)現(xiàn)不符，可能只是因為沒有發(fā)生這些業(yè)務(wù)，不代表軟件設(shè)計就沒有問題。

“一賬獨大”的實質(zhì)，就是只考慮倉庫賬，而沒有考慮與之有差異的會計賬。但差異是客觀存的，其中，倉庫賬以保管責(zé)任為重，有實物數(shù)量為據(jù)，絕對不可更改；而會計賬須確�？傮w的借貸平衡，也輕易動不得，兩者間的差異是不可調(diào)和的，那么就和火山總要找到突破口一樣，兩者的差異，必然表現(xiàn)為庫存明細賬加起來不等于總賬。原因只在于，對于會計人員而言，總賬才是自己的，明細賬卻是“別人”的，怎能指望一定會互相吻合呢？而這一現(xiàn)象已使會計界蒙羞，專業(yè)聲譽嚴(yán)重受損！