取消會(huì)計(jì)明細(xì)賬易導(dǎo)致賬賬不符

取消會(huì)計(jì)明細(xì)賬無法防范舞弊
假設(shè)有一銷售提貨單是假造的，倉庫管理員未能識(shí)別出來而發(fā)貨了，總之，貨被人提走了而未收到款項(xiàng)。此后，提貨單同時(shí)也錄入系統(tǒng)，這筆存貨被扣除。單從倉庫管理的角度來看，“賬實(shí)相符”，顯得一切正常。也就是說，依靠倉庫管理系統(tǒng)的自身機(jī)制，是無法杜絕此類問題的。在當(dāng)前ERP下，會(huì)計(jì)能發(fā)現(xiàn)這一問題嗎？ERP的設(shè)計(jì)特點(diǎn)是模塊化，一般劃分為總賬、固定資產(chǎn)、銷售訂單處理、存貨控制、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、采購訂單處理和工資等八大塊（正應(yīng)了“大卸八塊”的成語），會(huì)計(jì)人員掌管總賬，有關(guān)的業(yè)務(wù)模塊掌管明細(xì)賬，并在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，自動(dòng)生成只有金額沒有數(shù)量的總賬分錄發(fā)送到總賬模塊。所以，銷售模塊向會(huì)計(jì)的總賬模塊發(fā)送分錄“借：銀行存款（應(yīng)收賬款） 貸：主營業(yè)務(wù)收入”，倉庫模塊也向會(huì)計(jì)總賬模塊發(fā)送分錄：“借：主營業(yè)務(wù)成本 貸；庫存商品”。
既然在ERP中，會(huì)計(jì)自身不設(shè)明細(xì)數(shù)量賬，只能依賴倉庫明細(xì)賬的查詢功能，而倉庫賬中確有其事，會(huì)計(jì)總賬模塊只好全接收了，其結(jié)果當(dāng)然是，在會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，這筆業(yè)務(wù)沒有“借：銀行存款 貸：主營業(yè)務(wù)收入”的記錄，卻有“借；主營業(yè)務(wù)成本 貸：庫存商品”的記錄，這一票貨毫無回報(bào)地說沒就沒了，其成本則混進(jìn)其它已銷售商品的成本中，被掩蓋起來，這就是“管貨的也管明細(xì)賬，只向會(huì)計(jì)報(bào)總金額”的直接后果，可見，ERP的設(shè)計(jì)者連基本的會(huì)計(jì)常識(shí)都沒有，其思路是大有問題的！
正確的做法應(yīng)當(dāng)是，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)也同時(shí)開設(shè)庫存明細(xì)賬，依據(jù)多聯(lián)式原始憑證的“財(cái)務(wù)聯(lián)”記賬，進(jìn)行數(shù)量與金額的雙重登記，并與倉管員的倉庫數(shù)量賬相互核對(duì)，通過在實(shí)物數(shù)量上的“賬賬相符”（如有差異，應(yīng)可以解釋）來保證企業(yè)的資產(chǎn)完整。上述業(yè)務(wù)有兩種可能：
一、造假行為只局限于出貨環(huán)節(jié)。假銷售提貨單是直接交到倉庫去提貨的，屬盜竊行為，則會(huì)計(jì)手頭不可能有原始憑證的“財(cái)務(wù)聯(lián)”，在會(huì)計(jì)的庫存賬上當(dāng)然沒有任何記錄。通過倉庫存貨賬與會(huì)計(jì)存貨賬的明細(xì)數(shù)量比對(duì)，就能鎖定這一筆有差異的業(yè)務(wù)，進(jìn)而采取追查報(bào)案、完善單據(jù)識(shí)別手段等措施來“亡羊補(bǔ)牢”；
二、造假行為是系統(tǒng)性的，延伸到全套“多聯(lián)式原始憑證”，其“財(cái)務(wù)聯(lián)”也送到了會(huì)計(jì)手中，這就啟動(dòng)了復(fù)式簿記的“資產(chǎn)保護(hù)機(jī)制”了：
如果是本期銷售本期收現(xiàn)，那么與之對(duì)應(yīng)的銀行存款匯進(jìn)了哪個(gè)賬號(hào)，或者誰經(jīng)手收取了現(xiàn)金？
如果是沖銷已收的預(yù)收賬款，單據(jù)上指明的客戶在本公司賬上是否確有預(yù)收賬款余額？經(jīng)手人是否得到該客戶的授權(quán)委托？
如果是賒銷，單據(jù)上指明的客戶是否通過了本公司的信用評(píng)估，從而可以將其欠款掛在應(yīng)收賬款上？經(jīng)手人是否得到該客戶的授權(quán)委托？
……
為該筆出貨配上對(duì)應(yīng)科目的努力，也是尋求對(duì)這些問題解答的過程，加上與相關(guān)客戶的及時(shí)對(duì)賬溝通，很輕易地就能揭露舞弊行為，這就是復(fù)式簿記在企業(yè)對(duì)外交易中所發(fā)揮的，難以繞過去的“保護(hù)資產(chǎn)”的作用。
取消會(huì)計(jì)明細(xì)賬易導(dǎo)致賬賬不符
取消會(huì)計(jì)明細(xì)賬的另一嚴(yán)重后果是，ERP下的庫存明細(xì)賬與會(huì)計(jì)總賬不符。我們先來考察類似的例子，從銀行存款調(diào)節(jié)表的編制說起。它是從銀行對(duì)賬單和企業(yè)銀行存款賬開始的，這兩個(gè)余額可能不一致，因?yàn)橥�一筆款項(xiàng)會(huì)有一方已收、已付而另一方未收、未付，或某一方錯(cuò)記、漏記和重記的情況。查清后，調(diào)節(jié)表為雙方分別補(bǔ)上已方未記的款項(xiàng)，改正單方錯(cuò)記、漏記和重記的款項(xiàng)，直至兩個(gè)余額相等為止。這就說明，銀行與企業(yè)的兩套賬具有重迭性或相似性，但在一定時(shí)點(diǎn)上，兩者之間又可能存在差異。編制銀行存款調(diào)節(jié)表的過程，并不是去修改雙方的賬面記錄使其一致，而是要達(dá)到“差異可解釋”的狀態(tài)。
與此類似，倉庫存貨賬與會(huì)計(jì)庫存賬之間當(dāng)然也有差異，原因至少有：
一、錯(cuò)誤的業(yè)務(wù)處理。雙方難免會(huì)發(fā)生單方的錯(cuò)記、漏記和重記
二、未達(dá)業(yè)務(wù)。會(huì)計(jì)和倉庫在相同業(yè)務(wù)的處理上存在著“時(shí)間差”，如在月末“貨已到，款未付”。倉庫是一定要記錄的；會(huì)計(jì)則由于發(fā)票等單據(jù)未到無法及時(shí)記錄。
三、主體差異。倉庫管理員的實(shí)物保管責(zé)任，是以他能夠控制的物理空間范圍為限的，如上鎖的庫房和堆場等。其中，除了企業(yè)自有的存貨，可能還有代管顧客未及提走的存貨，暫管尚未通過驗(yàn)收的存貨等諸多情況，這都必須構(gòu)成倉庫賬的內(nèi)容；而在會(huì)計(jì)的存貨賬上，只記錄屬于會(huì)計(jì)主體所有權(quán)的存貨。兩者之間因統(tǒng)計(jì)口徑上的不同而形成“永久性差異”。
四、制度差別。由于制度規(guī)定不一致而引起的雙方差異也常發(fā)生，表現(xiàn)在：
1．會(huì)計(jì)上規(guī)定的原材料成本口徑不僅限于發(fā)票價(jià)格，可能還要加上其它費(fèi)用；而倉庫對(duì)進(jìn)貨金額的記錄只能依據(jù)發(fā)票價(jià)格，對(duì)于其它費(fèi)用單據(jù)并不知情；
2．除了有數(shù)量也有金額的業(yè)務(wù)必須登記以外，會(huì)計(jì)還必須對(duì)只涉及金額不涉及數(shù)量的業(yè)務(wù)也加以記錄，如購貨進(jìn)倉后又收到供應(yīng)商退回的折扣金額，或因故補(bǔ)付給供應(yīng)商的差價(jià)款等，這些業(yè)務(wù)金額都要調(diào)整相應(yīng)的存貨成本；而倉庫只登記有實(shí)物進(jìn)出的數(shù)量和金額，對(duì)上述業(yè)務(wù)無從得知，更不用說調(diào)整了；
3．“款已收，貨未付”的未達(dá)業(yè)務(wù)，在跨月時(shí)也有麻煩，會(huì)計(jì)核算要求當(dāng)月必須結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本，從而在帳上立即注銷相應(yīng)的存貨，無論是否已經(jīng)發(fā)貨；而從實(shí)物角度看，很可能這些存貨根本還沒有被提走，倉庫當(dāng)然還保持著原有的記錄。
五、舞弊行為。往往單方反映在倉庫記錄上。
由此可見，倉庫和會(huì)計(jì)對(duì)于同一業(yè)務(wù)的記錄脫節(jié)，是極為正常的現(xiàn)象。甚至可以說，兩者一致只是偶然的，兩者不一致才是必然的。所以，最簡明的方法當(dāng)然是，采用兩套賬分別記錄，然后定期核對(duì)和解釋差異。我們常說“賬賬相符，賬實(shí)相符”，所謂“賬實(shí)相符”，是指倉庫賬要與實(shí)物數(shù)量相符，所謂“賬賬相符”，是指會(huì)計(jì)賬與倉庫賬經(jīng)過核對(duì)后，要達(dá)到“差異可以解釋”的狀態(tài)，如果有錯(cuò)弊，要及時(shí)處理。
下表中，我們以A材料為例，列舉一些完全可能發(fā)生的，導(dǎo)致雙方賬面差異的業(yè)務(wù)分別在倉庫存貨賬與會(huì)計(jì)存貨賬中登記。請(qǐng)讀者觀察一下，從“故事開始時(shí)”的雙方完全一致，到“故事結(jié)束時(shí)”的分道揚(yáng)鑣，差異是如何產(chǎn)生的。再試著設(shè)想，有什么格式能用一套賬來同時(shí)滿足兩家的要求，就可以體會(huì)ERP設(shè)計(jì)思想的荒唐了

也許您會(huì)說，這些業(yè)務(wù)未必發(fā)生，也未必都發(fā)生在A材料上，好象哪壺不開偏提哪壺，故意找出來“抬杠”似的。確實(shí)是這樣的，在技術(shù)上，這叫“測試業(yè)務(wù)”，常用來檢查軟件設(shè)計(jì)是否潛伏著錯(cuò)誤，通不過測試的，就是有缺陷的產(chǎn)品了。您的公司沒有發(fā)現(xiàn)不符，可能只是因?yàn)闆]有發(fā)生這些業(yè)務(wù)，不代表軟件設(shè)計(jì)就沒有問題。
“一賬獨(dú)大”的實(shí)質(zhì)，就是只考慮倉庫賬，而沒有考慮與之有差異的會(huì)計(jì)賬。但差異是客觀存的，其中，倉庫賬以保管責(zé)任為重，有實(shí)物數(shù)量為據(jù)，絕對(duì)不可更改；而會(huì)計(jì)賬須確�？傮w的借貸平衡，也輕易動(dòng)不得，兩者間的差異是不可調(diào)和的，那么就和火山總要找到突破口一樣，兩者的差異，必然表現(xiàn)為庫存明細(xì)賬加起來不等于總賬。原因只在于，對(duì)于會(huì)計(jì)人員而言，總賬才是自己的，明細(xì)賬卻是“別人”的，怎能指望一定會(huì)互相吻合呢？而這一現(xiàn)象已使會(huì)計(jì)界蒙羞，專業(yè)聲譽(yù)嚴(yán)重受損！