強化電算化會計檔案的管理

當教育財政從事業(yè)性管理模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)檫m應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟體制的以成本和效率為基礎(chǔ)的新體制后，高校財務(wù)工作顯得尤為重要，本文就此做一些有益的探討，以促進高校財務(wù)工作水平的不斷提高。
一、加強高校財務(wù)工作監(jiān)督，提高高校財務(wù)工作的透明度
（一）健全高校內(nèi)部財務(wù)監(jiān)督制度
完善健全其內(nèi)部監(jiān)督制度。一是要遵循合法性、規(guī)范性、科學(xué)性、適用性的原則，以保證內(nèi)部財務(wù)監(jiān)督制度更加適應(yīng)財務(wù)管理的需要。二是要按照《會計法》對單位內(nèi)部財務(wù)監(jiān)督制度的基本規(guī)定，明確財務(wù)事項相關(guān)人員的職責權(quán)限、工作規(guī)章、紀律要求，做到職權(quán)明確、程序規(guī)范、責任清楚，明確重大經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的決策和執(zhí)行程序，做到制度化、規(guī)范化。
（二）實行高校財務(wù)公開
高校財務(wù)公開是高校校務(wù)公開的重要組成部分，在校務(wù)公開中處于重要地位，必須引起高度重視。高校財務(wù)公開具有很強的現(xiàn)實意義，體現(xiàn)在：
1.高校財務(wù)公開是由我國教育體制的基本性質(zhì)決定的，是全面落實“三個代表”重要思想和踐行科學(xué)發(fā)展觀的直接體現(xiàn)。
2.高校財務(wù)公開是加強高校財務(wù)管理的內(nèi)在要求，是依法治國實行群眾民主理財，提高經(jīng)濟效益和深入開展黨風廉政建設(shè)的重要舉措。
高校財務(wù)公開的內(nèi)容是真正實現(xiàn)公開的實質(zhì)與核心，其公開的形式則是切實實行公開的載體和效果。因而，重視和規(guī)范高校財務(wù)公開的內(nèi)容與形式，具有重要意義。
（三）審核崗位加強對各種報銷憑證的審核
1.審核憑證的合法性。報銷憑證所附票據(jù)除金融機構(gòu)、保險、航空、鐵路等由國務(wù)院主管部門自行管理外，必須符合《發(fā)票管理辦法》、《行政事業(yè)性收費票據(jù)管理的暫行規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定，發(fā)票一律套印稅務(wù)機關(guān)的發(fā)票監(jiān)制章（或印制章），并附有防偽標記；收費票據(jù)套印省級以上財政部門票據(jù)專用章（或印制章）。另外即使符合有關(guān)票據(jù)合法條件，但稅務(wù)和財政部門已宣布作廢的票據(jù)仍然不能作為報銷憑證。
2.審核憑證所附發(fā)票的行業(yè)性和版式。報銷費用類別應(yīng)與所附發(fā)票內(nèi)容一致，發(fā)票開據(jù)內(nèi)容應(yīng)與所屬行業(yè)一致，不能使用跨行業(yè)、跨種類票據(jù)；發(fā)票的版式要符合有關(guān)規(guī)定。
3.審核憑證所附票據(jù)的真實性。
4.審核票據(jù)的合理性。一般情況，在購置貨物、商品時，要就近不就遠，對數(shù)額較大的，要了解與市場行情是否存在較大偏差，對質(zhì)次價高、舍近求遠等情況，在沒有搞清原因的基礎(chǔ)上，不予報銷。對限額發(fā)票，如百元版、千元版、萬元版、十萬元版、百萬元版等不能超限額度，否則是無效發(fā)票。對定額發(fā)票要在定額范圍內(nèi)，根據(jù)實際發(fā)生數(shù)予以報銷，不能讓報銷人有機可乘。
5.審核票據(jù)報銷審批手續(xù)。正確簽批報銷票據(jù)是各級領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)濟責任意識的重要體現(xiàn)，必須要求審批人在各自所管理的業(yè)務(wù)范圍和審批權(quán)限內(nèi)對報銷憑證進行審批。簽署的意見必須明確表態(tài)，不得模棱兩可，所簽署的意見可認定為對該費用發(fā)生負責。因此，對意見的地方、簽字筆跡、簽字內(nèi)容等均可列入審核范圍。
二、強化電算化會計檔案的管理，提高會計工作效率
電算化會計的檔案管理主要是指打印出的憑證、賬簿、報表、存儲會計數(shù)據(jù)和程序的硬盤及其他存儲介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料，會計檔案管理是實行會計電算化后會計工作連續(xù)進行的保障，是電算化會計信息系統(tǒng)維護的保證，是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全與完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是會計信息得以充分利用的保證。
為了保證系統(tǒng)的正常運行，完成既定任務(wù)，保證系統(tǒng)內(nèi)各種資源信息的安全與完整，應(yīng)制定嚴密的計算機操作管理制度，包括會計軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，操作密碼的嚴格管理，預(yù)防會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登入機內(nèi)帳簿，保存上機操作記錄，計算機病毒的防范措施等制度。與此同時加強日常使用管理，防止各種非法人員上機操作，為計算機設(shè)備創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境，保護機內(nèi)程序和數(shù)據(jù)的安全。
三、提高高校財務(wù)工作的服務(wù)水平，使高校教學(xué)、科研更上一層樓
當高校從計劃經(jīng)濟條件下單一的計劃性教學(xué)轉(zhuǎn)向社會性教學(xué)，各類科研項目，各種科技咨詢，各類培訓(xùn)班等涉及稅收和物價等經(jīng)濟因素的工作在高校逐漸出現(xiàn)。
這種新形勢要求高校財務(wù)工作必須在服務(wù)與高校的教學(xué)、科研這個大目標。需做到以下幾點：
（一）遵章守紀，強化法律意識
高校財務(wù)工作是教育經(jīng)濟管理工作的重要基礎(chǔ)，強化財務(wù)監(jiān)督，加強法制宣傳教育，提高法律意識是重要環(huán)節(jié)。高校財務(wù)部門應(yīng)肩負起財務(wù)法制法規(guī)宣傳的重任，對高校各個部門的財務(wù)人員、領(lǐng)導(dǎo)和教職工進行財務(wù)法制宣傳，宣傳財會法規(guī)，稅收政策，財務(wù)制度，強化法制觀念，使大家懂法、執(zhí)法、堅持按財務(wù)法制法規(guī)辦事，堅決制止一切違法亂紀行為，保證財務(wù)監(jiān)督有效地發(fā)揮作用。
（二）熟悉相關(guān)政策，多方提供咨詢服務(wù)
依據(jù)國家的財政法規(guī)，結(jié)合高校發(fā)展與改革的實際情況，建立健全與高校發(fā)展相適應(yīng)的財務(wù)規(guī)章制度，在制度中體現(xiàn)寬嚴、管放的政策。建立政策、制度信息庫，圍繞高校不同經(jīng)濟類型，多方收集各類政策、制度，將其進行分類、匯總，形成一套適合高校的法規(guī)制度。提供財務(wù)信息和財務(wù)咨詢服務(wù)，并根據(jù)政策的變化隨時進行擴充與完善，為高校的發(fā)展與改革創(chuàng)造良好的財務(wù)環(huán)境。
（三）及時編制財務(wù)報告，為高校決策者提供宏觀服務(wù)信息
高校財務(wù)部門要通過微觀的財務(wù)監(jiān)督，注重發(fā)掘帶有普遍性、傾向性的高校教育事業(yè)發(fā)展中的深層問題，從機制上、管理制度上深入思考，適時提出財務(wù)報告，充分發(fā)揮財務(wù)的宏觀服務(wù)作用，為高校黨政領(lǐng)導(dǎo)加強高校宏觀管理、制定高校教育發(fā)展決策提供依據(jù)。
（四）加強網(wǎng)絡(luò)財務(wù)，提高會計電算化水平
根據(jù)國家財政部對財務(wù)電算化軟件的要求，開發(fā)研究適應(yīng)高校各種經(jīng)濟類型的財務(wù)軟件。使其快、易、準地適用于高校各單位。開發(fā)網(wǎng)絡(luò)功能，方便高校各部門及廣大教職工上網(wǎng)查詢政策法規(guī)、部門項目預(yù)算執(zhí)行情況以及科研項目資金節(jié)余等，盡快了解有關(guān)財務(wù)信息，并進行財務(wù)軟件的培訓(xùn)服務(wù)及維護。在社會主義市場經(jīng)濟條件下，教育大發(fā)展的新形勢必將對高校財務(wù)管理工作提出更新和更高的要求。