提前做好充分規(guī)劃 規(guī)避有效管理項(xiàng)目的陷阱

項(xiàng)目管理是將工作分散，分配給各個(gè)部門以減輕不同任務(wù)協(xié)調(diào)帶來的麻煩。項(xiàng)目管理最早可以追溯到軍事與建筑行業(yè)，美國國家航空和宇宙航行局偉大的登月行動(dòng)也采用了項(xiàng)目管理。從那以后，政府與企業(yè)都接受了項(xiàng)目管理。即使管理最簡單任務(wù)的人現(xiàn)在也能夠找到便宜的項(xiàng)目管理軟件。

　　大部分人對(duì)項(xiàng)目管理這一名詞感到熟悉，但少數(shù)人完全覺得項(xiàng)目管理存在很大的復(fù)雜性。事實(shí)上，項(xiàng)目管理是一種工作和記錄事件的組織方式，它能夠給任何存在目標(biāo)的任務(wù)帶來?xiàng)l理與協(xié)調(diào)性。

　　你需要了解的

　　何謂項(xiàng)目？一個(gè)項(xiàng)目是一個(gè)任務(wù)，或者一系列任務(wù)，它們需要在特定的時(shí)間段內(nèi)完成，而且有一定的成本制約，項(xiàng)目的目標(biāo)是為了取得一定的成果。

　　任何一個(gè)項(xiàng)目管理分為三部分。首先，項(xiàng)目有一個(gè)目標(biāo)；其次，為了達(dá)成目標(biāo)，每個(gè)項(xiàng)目需要判斷人力與材料資源的多少；第三，每個(gè)項(xiàng)目只有將資源用于原來預(yù)想的結(jié)果才算完成。安排一個(gè)假期，裝修一個(gè)房間，建造一個(gè)花棚，搬到一個(gè)新房子，組織一個(gè)聚會(huì)，這些全都是基本項(xiàng)目例子。為了完成目標(biāo)，需要注意項(xiàng)目管理的三個(gè)共同點(diǎn)。這三點(diǎn)存在于所有的項(xiàng)目，無論其規(guī)模，是否產(chǎn)出實(shí)體產(chǎn)品（比如大橋或計(jì)算機(jī)系統(tǒng)），是否是一個(gè)活動(dòng)（比如產(chǎn)品發(fā)布或體育比賽），是否是環(huán)境的改變（比如搬到一個(gè)新地方）。

　　此外，所有項(xiàng)目有三個(gè)必須考慮的要素：時(shí)間，成本和質(zhì)量。

　　三者的關(guān)系經(jīng)常是三角關(guān)系，密不可分。三個(gè)要素在一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行中也經(jīng)常發(fā)生沖突。一般來講，人們總希望在非常短的時(shí)間內(nèi)，以盡可能低的成本獲得最好的質(zhì)量結(jié)果。然而，這三種要素中的任何一個(gè)都可能成為重中之重，一旦確定其中一點(diǎn)，那么另外兩點(diǎn)就需要相應(yīng)進(jìn)行調(diào)整。大部分項(xiàng)目都被迫要服從至少一個(gè)要素，所以你必須知道你的重點(diǎn)。

　　例如，假如你要在2000年前給你所有的IT系統(tǒng)打上千年蟲補(bǔ)丁，你的考慮重點(diǎn)可能是：時(shí)間。要在1999年12月31日前完成；質(zhì)量。要在新年來到時(shí)做到零錯(cuò)誤；成本。不計(jì)成本的讓全部電腦系統(tǒng)在2000年1月1日運(yùn)行正常。

　　當(dāng)你設(shè)計(jì)一個(gè)新項(xiàng)目，要考慮這三種關(guān)系，明白重點(diǎn)所在。還要記住，在所有的項(xiàng)目案例中，你需要有效的完成項(xiàng)目。三個(gè)組成部分與三個(gè)要素的結(jié)合表明，一個(gè)項(xiàng)目具有一定的生命周期，需要產(chǎn)生一個(gè)專門，可以衡量的結(jié)果，它還包含了一套相應(yīng)的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的行動(dòng)，并且將有限的資源最大化運(yùn)用。為了完成項(xiàng)目，你也需要一個(gè)適當(dāng)?shù)慕M織-一種讓所有人參與進(jìn)來，具有各自角色與職責(zé)的結(jié)構(gòu)。每個(gè)人都需要知道做什么，為什么做，如何做，以及他們的任務(wù)何時(shí)完成。項(xiàng)目是有限制的，他們都有一個(gè)明確的開始和結(jié)束。如果時(shí)間段不明確，或者你的目標(biāo)不明確，這不是一個(gè)項(xiàng)目。

　　如何有效管理項(xiàng)目？

如何做

　　了解項(xiàng)目管理的三個(gè)主要領(lǐng)域

　　項(xiàng)目是組織目標(biāo)的推進(jìn)器。所有項(xiàng)目，無論大小，都會(huì)創(chuàng)造新東西。因此，項(xiàng)目會(huì)產(chǎn)生一種不確定性的環(huán)境，它們具有風(fēng)險(xiǎn)性。它們會(huì)占用人員與組織資源。因此，項(xiàng)目管理是一種能夠幫助企業(yè)用一種有效，最低成本完成目標(biāo)的概念。沒有變化，我們就會(huì)停滯不前。項(xiàng)目幫助我們發(fā)展，但更重要的是掌控項(xiàng)目，以便實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。項(xiàng)目經(jīng)理主要專注三個(gè)領(lǐng)域：

　　企業(yè)。項(xiàng)目必須給企業(yè)戰(zhàn)略提供支持，項(xiàng)目還必須由適當(dāng)?shù)墓芾韺舆M(jìn)行分配。參與項(xiàng)目的每個(gè)人必須明確這個(gè)項(xiàng)目究竟是什么，目標(biāo)是什么，它對(duì)企業(yè)的好處是什么。項(xiàng)目經(jīng)理的工作就是確保項(xiàng)目從一開始被正確定義，規(guī)劃。

　　人員。項(xiàng)目經(jīng)理要判別出項(xiàng)目主持人（總攬項(xiàng)目的人）以及向重要任務(wù)指派人員，項(xiàng)目經(jīng)理還要判別出項(xiàng)目“擁護(hù)者”，這些人主要對(duì)項(xiàng)目的成功提供支持。

　　控制。從一開始起，項(xiàng)目經(jīng)理必須規(guī)劃項(xiàng)目，評(píng)估涉及到的風(fēng)險(xiǎn)，判斷所需技能與資源，然后不斷對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展進(jìn)行監(jiān)督，不斷調(diào)整直到成功完成目標(biāo)。

　　發(fā)展關(guān)鍵技能

　　項(xiàng)目經(jīng)理必須非常具有組織能力，并且樂于從事規(guī)劃，預(yù)算，人員，交流等復(fù)雜的工作，他還要保持時(shí)間，成本和質(zhì)量三要素的平衡。項(xiàng)目經(jīng)理因此不但需要在自己的領(lǐng)域表現(xiàn)出色，而且還要有影響高層決策者的能力。

　　除了專業(yè)技能，他們還需要兩種技能：商業(yè)與人際交流能力。商業(yè)技能方面，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該能夠：規(guī)劃整個(gè)項(xiàng)目；監(jiān)督成本，效率和質(zhì)量；運(yùn)用技術(shù)和管理技能控制項(xiàng)目；確保所有相關(guān)人員都參與決策；在合適的時(shí)間，為合適的任務(wù)分配合適的人員；當(dāng)復(fù)雜問題出現(xiàn)時(shí)解決它們；要一直關(guān)注結(jié)果。人際交往能力方面，項(xiàng)目經(jīng)理還應(yīng)該能夠：以身作則，給其他人樹立領(lǐng)導(dǎo)者的榜樣示范；與高層決策者協(xié)調(diào)項(xiàng)目需求，比如日程，預(yù)算等；用正直，敏感和想象去激勵(lì)；在成員之間培養(yǎng)良好關(guān)系氛圍；與每個(gè)人明確進(jìn)行溝通。

　　重視項(xiàng)目周期

　　所有項(xiàng)目都有一個(gè)從始至終的自然周期。在一個(gè)理性決策當(dāng)中，項(xiàng)目周期遵循一系列的步驟。項(xiàng)目復(fù)雜性將決定時(shí)間，所費(fèi)周章以及每個(gè)步驟的重要性，但一般來說，每個(gè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)應(yīng)包含以下幾點(diǎn)：

　　評(píng)估想法。這個(gè)步驟主要是對(duì)眾多可能性進(jìn)行選擇；為項(xiàng)目確立業(yè)務(wù)上的理由；評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，成本與好處；判斷項(xiàng)目何時(shí)結(jié)束；

　　定義和設(shè)計(jì)。該步驟主要是判斷如何實(shí)施項(xiàng)目，需要的人員，監(jiān)控進(jìn)展所需的標(biāo)準(zhǔn)。你的項(xiàng)目主辦人至少要決定其中一個(gè)要素；

　　編寫計(jì)劃和測(cè)試。編寫計(jì)劃與設(shè)計(jì)；判斷所有的流程，安排必要的資源，準(zhǔn)備相關(guān)人員。計(jì)劃完成，要進(jìn)行測(cè)試，以確保每個(gè)步驟都順利執(zhí)行；

　　實(shí)施與評(píng)估。當(dāng)項(xiàng)目開始實(shí)施，要進(jìn)行測(cè)試和評(píng)估每個(gè)部分，相應(yīng)做出調(diào)整。然后開始大規(guī)模的進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施，激活每個(gè)系統(tǒng)；

　　評(píng)價(jià)與監(jiān)督。實(shí)施過后，要確保取得預(yù)期好處。這時(shí)，要進(jìn)行評(píng)價(jià)分析，吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為未來的項(xiàng)目做出相應(yīng)的調(diào)整。

需要避免的地方

　　沒有充分規(guī)劃

　　一旦獲得一個(gè)項(xiàng)目的批準(zhǔn)，最好立即開始執(zhí)行你的規(guī)劃。不過，是否達(dá)到你的目標(biāo)經(jīng)常取決于你開始的功課，也就是評(píng)估與設(shè)計(jì)。應(yīng)該將項(xiàng)目周期的30%到50%時(shí)間放在規(guī)劃上，這看似浪費(fèi)時(shí)間，不過，研究已經(jīng)證明這些時(shí)間對(duì)于項(xiàng)目的成功非常重要，理由如下：可以使項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)間大大縮短；可以讓成本極大節(jié)省；可以使參與項(xiàng)目的每個(gè)人都有明確目標(biāo)與計(jì)劃；可以讓目標(biāo)更容易達(dá)成；早期決策具有深遠(yuǎn)影響，因此，失誤往往是由于缺乏周密的計(jì)劃造成的，草率決定難以完成目標(biāo)，并且成本很高。

　　和大部分業(yè)務(wù)任務(wù)一樣，充分規(guī)劃將提高你成功的機(jī)會(huì)。

　　沒有預(yù)計(jì)到項(xiàng)目中人的影響

　　所有項(xiàng)目都會(huì)產(chǎn)生變化。所有項(xiàng)目將同時(shí)碰到歡迎與抵觸的聲音，尤其是在項(xiàng)目直接影響的人群中。項(xiàng)目經(jīng)理需要闡明好處，幫助成員認(rèn)可項(xiàng)目，認(rèn)可執(zhí)行項(xiàng)目的結(jié)果。存在競(jìng)爭的項(xiàng)目將引發(fā)內(nèi)部的政治斗爭，以及引發(fā)對(duì)有限資源的利益分配斗爭。當(dāng)項(xiàng)目獲批，你要準(zhǔn)備開始戰(zhàn)斗。

　　太糾纏于項(xiàng)目細(xì)節(jié)

　　由于項(xiàng)目的繁瑣，很容易就會(huì)陷入細(xì)節(jié)當(dāng)中。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該關(guān)注宏觀，確保所有行動(dòng)都按部就班，按時(shí)，在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行。不要糾纏微觀性的東西。

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