困境中控制成本 七個(gè)方案你從容應(yīng)對(duì)

 困難年景正是推進(jìn)成本控制的大好時(shí)機(jī)。經(jīng)濟(jì)吃緊時(shí)，大家普遍意識(shí)到“一切照舊”的老路走不通了。經(jīng)理人必須想方設(shè)法在一切從簡(jiǎn)的條件下奮力求生。

    然而，經(jīng)常被人忽視的是，其實(shí)企業(yè)在衰退期和在興盛期的管理存有不少共通之處。

    最佳的削減成本計(jì)劃以成本控制和工作排序?yàn)橹行�，無(wú)論時(shí)運(yùn)好壞都同樣行之有效。致命的經(jīng)濟(jì)衰退反而能讓經(jīng)理人有機(jī)會(huì)名正言順地推進(jìn)成本削減計(jì)劃，并能更容易地得到員工的認(rèn)同和支持。

    決定削減哪些成本與確定削減多少同樣重要。一刀切從來(lái)不是好辦法，關(guān)于這點(diǎn)，只需看看這樣做會(huì)造成多少無(wú)謂的損失就知道了。更為有效的辦法是把所涉及的項(xiàng)目分門(mén)別類(lèi)，然后再操刀解決問(wèn)題：

    選出削減后不會(huì)妨礙企業(yè)復(fù)蘇或影響當(dāng)前企業(yè)重大項(xiàng)目的開(kāi)支項(xiàng)目。對(duì)其大幅削減直至完全取消。

    選出必須保留，但可以推遲或減少投入的開(kāi)支項(xiàng)目，把其暫時(shí)擱置四到六個(gè)月。

    在不能削減開(kāi)支的領(lǐng)域，確定更有效的資金投放方式。

    最后，在符合成本控制原則，并在經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇時(shí)對(duì)企業(yè)極具價(jià)值的項(xiàng)目上盡力加大投資力度。

    下面是有效控制成本的具體辦法：

    員工參與 成本控制從來(lái)不能單獨(dú)完成，不管此人多么盡心盡力，因?yàn)槌杀静皇怯蓡蝹�(gè)人造成的。要讓全體員工意識(shí)到成本控制計(jì)劃的必要性和合理性。全體員工也要相應(yīng)地在日常工作中時(shí)刻牢記成本控制的準(zhǔn)則，因?yàn)閷?shí)際上成本控制的決策大多是在工作過(guò)程中作出的。

    與骨干下屬一起制定成本控制目標(biāo)，組成團(tuán)隊(duì)為之努力。管理層必須提供目標(biāo)參數(shù)，但應(yīng)該使員工感到是他們自己在協(xié)助確定具體目標(biāo)。通過(guò)員工告示、企業(yè)內(nèi)部刊物和員工會(huì)議公布目標(biāo)、行動(dòng)準(zhǔn)則和項(xiàng)目進(jìn)展情況。必須通過(guò)正面的激勵(lì)引導(dǎo)員工以新的方式思考。對(duì)成本目標(biāo)的認(rèn)同會(huì)減少成本控制具體工作中的阻力。

    善用預(yù)算 不論年景好壞，預(yù)算報(bào)告仍是成本控制的最佳工具。至關(guān)重要的是，預(yù)算必須令人信服，要明確企業(yè)預(yù)算資金會(huì)影響到哪些預(yù)算項(xiàng)目。并設(shè)法從會(huì)計(jì)部門(mén)獲得詳細(xì)的成本資料，以便了解為什么預(yù)算或成本會(huì)超支。要逐項(xiàng)檢查，而不要僅僅從總額上管理預(yù)算。

    讓下屬負(fù)責(zé) 讓他們對(duì)所控制的具體預(yù)算負(fù)責(zé)。如果他們屬于不單獨(dú)出具報(bào)告的成本中心，則需要另想他法，讓他們以預(yù)算為工具實(shí)施成本控制。

    評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)處理 這方面，適當(dāng)?shù)耐顿Y可能會(huì)有益于總體成本控制計(jì)劃。找出哪類(lèi)現(xiàn)有的報(bào)告是你不曾見(jiàn)過(guò)的，并善加分析。因?yàn)榧词故请娔X和數(shù)據(jù)處理部門(mén)，也會(huì)輕信報(bào)告一旦生成就會(huì)自有其用這樣的說(shuō)法，而不顧其真正的使用情況。而事實(shí)上，一大堆有價(jià)值的信息可能躺在別人的抽屜里。如果你無(wú)法獲得對(duì)控制成本計(jì)劃有益的報(bào)告，與負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)處理的經(jīng)理討論這一問(wèn)題。

考察人員費(fèi)用 這仍是大部分預(yù)算中最大的可控要素，同時(shí)也是最敏感的領(lǐng)域，必須既降低成本，又不損傷士氣和企業(yè)復(fù)原的潛力。問(wèn)題的解決，有賴(lài)于一些準(zhǔn)則的建立。

    首先，凍結(jié)人員編制，包括停止補(bǔ)缺。立即削減與人員相關(guān)的成本，這可能包括控制差旅和培訓(xùn)研討會(huì)。這樣做不僅能降低成本，還能加強(qiáng)員工的成本控制意識(shí)。

    然后，評(píng)估現(xiàn)有員工的績(jī)效，并趁此機(jī)會(huì)解聘一些業(yè)績(jī)不理想的員工。也許在平時(shí)，他們的業(yè)績(jī)還不至于遭到解雇，但現(xiàn)在是非常時(shí)期。每個(gè)人都會(huì)意識(shí)到這一點(diǎn)，尤其是如果敦促員工改進(jìn)的項(xiàng)目已經(jīng)在位。這樣做同時(shí)也是提高效率的有效手段。

    接下來(lái)，再研究員工日常耗時(shí)較多的工作。應(yīng)該想法確定如果某項(xiàng)工作停止四到六個(gè)月，對(duì)企業(yè)業(yè)績(jī)的影響程度。如果其停止后企業(yè)也能維持，就不要再枉費(fèi)錢(qián)財(cái)。由此剩余的員工可以加以必要的評(píng)估并重新分配，如有必要，還需重新設(shè)計(jì)組織結(jié)構(gòu)。員工應(yīng)該提高工作效率，工作任務(wù)也應(yīng)更有相關(guān)性。如果成本控制目標(biāo)已經(jīng)下達(dá)，員工也深知這一點(diǎn)，那末，員工應(yīng)該樂(lè)于從命。

    最后，要精心選擇提職人選和加薪方案，以適應(yīng)職責(zé)范圍的擴(kuò)展。以這種方式表示認(rèn)可，往往能激發(fā)優(yōu)秀員工的上佳表現(xiàn)。

    評(píng)估后勤服務(wù) 經(jīng)濟(jì)低迷正好給人以改善后勤服務(wù)質(zhì)量的機(jī)會(huì)。各種后勤服務(wù)的供應(yīng)商急于爭(zhēng)取業(yè)務(wù)，往往愿意在等同甚至低于現(xiàn)在價(jià)格的水平上，提供質(zhì)量更優(yōu)的服務(wù)，原因就是因?yàn)樗麄兠媾R激烈的競(jìng)爭(zhēng)。

    在這種情況下，服務(wù)質(zhì)量有望改善的行業(yè)有保安服務(wù)和監(jiān)視報(bào)警系統(tǒng)。某家公司曾稀里糊涂地支付多年未開(kāi)通的防盜報(bào)警系統(tǒng)的維護(hù)費(fèi)用。這種服務(wù)常常受到忽視，因?yàn)樗鼈儽豢闯墒遣豢苫蛉钡摹?/p>

    在評(píng)估后勤服務(wù)的需要時(shí)，要學(xué)會(huì)區(qū)分“必不可少”和“錦上添花”的項(xiàng)目。大多數(shù)限制奢侈花費(fèi)的公司政策成文于好的年景，還沒(méi)有制定條文來(lái)杜絕浪費(fèi)，現(xiàn)在正好趁機(jī)下手。

    認(rèn)真研究采購(gòu) 不管是否有正式采購(gòu)制度的規(guī)范，采購(gòu)活動(dòng)都是節(jié)省大筆費(fèi)用的關(guān)鍵。負(fù)責(zé)采購(gòu)部門(mén)的人員應(yīng)該考慮制定激勵(lì)方案，將其與降低可控成本相聯(lián)系。這樣做能事半功倍。

    如果某個(gè)采購(gòu)領(lǐng)域可以被界定，其數(shù)量需求也相當(dāng)確定，價(jià)格不受不可控制因素的影響，那么企業(yè)就應(yīng)考慮把獎(jiǎng)金和績(jī)效掛鉤，制定降低成本的目標(biāo)。嘗試這種做法的經(jīng)理人務(wù)必要確定一些參數(shù)，以防止采購(gòu)員為了獲取價(jià)格折扣而瘋狂購(gòu)進(jìn)足夠用上好幾年的物品。

    一般說(shuō)來(lái)，多年來(lái)未競(jìng)標(biāo)的獨(dú)家供應(yīng)商不太容易因時(shí)而變，這可能使企業(yè)很難節(jié)省采購(gòu)資金，也得不到更為精心的服務(wù)。控制成本和提高生產(chǎn)率都不可能在一夜之間大功告成。無(wú)論年景如何，兩者都需要時(shí)間、毅力和艱辛的付出。

    而企業(yè)由此換來(lái)的回報(bào)是：經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇之際能迅速?gòu)?qiáng)勁地走出困境。只有更專(zhuān)業(yè)化和更有成效地管理企業(yè)資源，企業(yè)才有希望在擺脫困境后面貌一新，翩然前行。