任命一個(gè)項(xiàng)目主管究竟有多難？

編者按：管理工作有它藝術(shù)性的一面，也有它科學(xué)性的一面。因此，企業(yè)需要一個(gè)CEO來(lái)制定愿望、指明方向，也需要COO、CFO等人來(lái)具體執(zhí)行、關(guān)注細(xì)節(jié)。在項(xiàng)目管理的層面上也是如此。在許多一流企業(yè)中，項(xiàng)目經(jīng)理不再?gòu)氖路敝氐挠?jì)劃和控制工作，而交由新設(shè)的項(xiàng)目主管(projectcontroller)負(fù)責(zé)。有了項(xiàng)目主管的支持與分擔(dān)，項(xiàng)目經(jīng)理就可以把更多的精力放在戰(zhàn)略性項(xiàng)目目標(biāo)上。

最近，業(yè)內(nèi)人士已經(jīng)注意到有一股強(qiáng)勁的新趨勢(shì)正在席卷項(xiàng)目管理領(lǐng)域：將項(xiàng)目經(jīng)理所承擔(dān)的職責(zé)進(jìn)行分工。具體地說(shuō)就是，項(xiàng)目經(jīng)理不再?gòu)氖路敝氐挠?jì)劃和控制工作，這些工作由新設(shè)的項(xiàng)目主管（projectcontroller）負(fù)責(zé)。在詳細(xì)說(shuō)明這股趨勢(shì)之前，我們先談?wù)劕F(xiàn)今的項(xiàng)目經(jīng)理崗位。

大多數(shù)專業(yè)人士都認(rèn)為，項(xiàng)目管理能力可以分為兩個(gè)基本組成部分，通常被稱為項(xiàng)目管理的"藝術(shù)成分"和"科學(xué)成分"。項(xiàng)目經(jīng)理主要做的是項(xiàng)目管理中的藝術(shù)性工作，或曰領(lǐng)導(dǎo)工作，需要的是想象、交流、談判、激勵(lì)和人際關(guān)系能力。就此而言，敏銳的商業(yè)頭腦和行業(yè)知識(shí)是關(guān)鍵。

另一方面，科學(xué)的項(xiàng)目管理要求你詳盡掌握項(xiàng)目管理的各種方法和工具，具備扎實(shí)的分析和解決問(wèn)題的能力。在壓力下快速搜集數(shù)據(jù)和報(bào)告進(jìn)展的能力也非常關(guān)鍵。

因?yàn)閮煞N不同類型的人才擅長(zhǎng)兩類截然不同的技能，一些組織已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)行分工，設(shè)立兩個(gè)獨(dú)立的崗位：項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目主管（參見(jiàn)副欄：《項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目主管的職責(zé)劃分》）。

職位的演化

項(xiàng)目主管崗位的演變是一個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程。起初，許多組織設(shè)立了"協(xié)調(diào)員"（coordinator）崗位。協(xié)調(diào)員負(fù)責(zé)處理行政事務(wù)，在時(shí)間控制和計(jì)劃系統(tǒng)中輸入數(shù)據(jù)，收集項(xiàng)目狀態(tài)信息，并協(xié)助制作狀態(tài)圖。

隨著時(shí)間的推移，協(xié)調(diào)員承擔(dān)的額外職責(zé)-如制定初步計(jì)劃和估算成本-促使許多企業(yè)設(shè)立"計(jì)劃員"（planner）一職。在其他組織中，這一角色的任務(wù)是隨時(shí)跟蹤進(jìn)度并進(jìn)行分析，通常被稱為"調(diào)度員"（scheduler），從事的工作通常包括跟蹤問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，分析進(jìn)度，安排所有的計(jì)劃和狀態(tài)跟蹤會(huì)議。最近，其職責(zé)更涵蓋了分配資源和處理資源瓶頸，進(jìn)行進(jìn)度和關(guān)鍵路徑分析，以及制作實(shí)現(xiàn)價(jià)值的財(cái)務(wù)報(bào)告。

如今，項(xiàng)目協(xié)調(diào)員、計(jì)劃員和調(diào)度員發(fā)展成為"項(xiàng)目主管"。項(xiàng)目主管處理絕大部分重要的、細(xì)節(jié)性、分析性、耗時(shí)的項(xiàng)目工作，通過(guò)這種方式支持項(xiàng)目經(jīng)理。其結(jié)果是項(xiàng)目經(jīng)理得到解放，可以專注于更多戰(zhàn)略性的項(xiàng)目目標(biāo)，甚至經(jīng)常能承攬更多的項(xiàng)目。

一流的企業(yè)視項(xiàng)目經(jīng)理為項(xiàng)目的首席執(zhí)行官，視項(xiàng)目主管為首席財(cái)務(wù)官-兩個(gè)崗位彼此獨(dú)立又互相依存。首席執(zhí)行官規(guī)劃整體愿景，并領(lǐng)導(dǎo)整個(gè)組織。另一方面，首席財(cái)務(wù)官通過(guò)嚴(yán)格遵循管理方針和程序，確保企業(yè)的財(cái)務(wù)穩(wěn)健。首席執(zhí)行官和首席財(cái)務(wù)官互相依靠，互相信任，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)。

同首席執(zhí)行官和首席財(cái)務(wù)官一樣，項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目主管都擔(dān)負(fù)關(guān)鍵的職責(zé)，都掌握重要但不同的技能，都服務(wù)于按時(shí)按預(yù)算完成項(xiàng)目這一目的。

項(xiàng)目主管是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的關(guān)鍵成員，他與項(xiàng)目經(jīng)理直接配合，制定項(xiàng)目目標(biāo)，編制并維護(hù)項(xiàng)目預(yù)算表和進(jìn)度表，根據(jù)進(jìn)度安排分析項(xiàng)目的進(jìn)展情況，并提出建議、采取行動(dòng)以便加快進(jìn)度。

為了確保文檔和報(bào)告能始終保持精確，很多企業(yè)正在讓項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目主管成為核心項(xiàng)目支持小組的成員，通常稱為項(xiàng)目管理辦公室（PMO）或項(xiàng)目辦公室。通常項(xiàng)目管理辦公室向分管某一業(yè)務(wù)領(lǐng)域的高級(jí)別業(yè)務(wù)主管匯報(bào)工作，該主管可以是首席信息官、運(yùn)營(yíng)副總裁或新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)部門的負(fù)責(zé)人。這些主管通常都要求其分管的所有項(xiàng)目提供前后一致、可靠的狀態(tài)報(bào)告。

關(guān)鍵的職責(zé)

作為項(xiàng)目管理辦公室的關(guān)鍵成員，項(xiàng)目主管必須履行以下職責(zé)，提供項(xiàng)目報(bào)告所需的關(guān)鍵信息。

對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行流程培訓(xùn)。項(xiàng)目主管在項(xiàng)目的進(jìn)行過(guò)程中（啟動(dòng)、計(jì)劃、控制、執(zhí)行和收尾階段），要對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行項(xiàng)目管理的原則和標(biāo)準(zhǔn)、方法以及流程方面的培訓(xùn)，包括描述每個(gè)流程的意圖，使用計(jì)劃和成本核算工具，確定責(zé)任人以及詳述審批手續(xù)。

推進(jìn)項(xiàng)目計(jì)劃和控制階段的工作。組織并推進(jìn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在計(jì)劃階段的工作也屬于項(xiàng)目主管的職能范疇。這些工作有很多種類，例如計(jì)劃、制作工作分解結(jié)構(gòu)圖（WBS）、估算資源時(shí)間（resourcehour）和任務(wù)周期、負(fù)責(zé)問(wèn)題以及風(fēng)險(xiǎn)的管理，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及報(bào)告項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r等。

制定項(xiàng)目進(jìn)度表。根據(jù)企業(yè)項(xiàng)目辦公室定下的標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目主管與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)其他關(guān)鍵成員合作制定項(xiàng)目進(jìn)度表，其中包括資源應(yīng)用和關(guān)鍵路徑分析。一旦定下了基準(zhǔn)，進(jìn)度表就被用來(lái)衡量工作進(jìn)度、分配資源、跟蹤重要事件，監(jiān)視并報(bào)告項(xiàng)目執(zhí)行情況。

控制進(jìn)度，確保成功。項(xiàng)目主管主動(dòng)"管理"進(jìn)度表，確保項(xiàng)目能夠按時(shí)交付。此項(xiàng)職責(zé)要求項(xiàng)目主管定期搜集項(xiàng)目狀態(tài)信息，更新進(jìn)度表；分析計(jì)劃的變更情況或者可能出現(xiàn)的變更情況，重點(diǎn)關(guān)注關(guān)鍵路徑、未完成的任務(wù)和即將發(fā)生的任務(wù)；計(jì)算、分析并且報(bào)告實(shí)現(xiàn)收益等指標(biāo)；分配資源，包括遞交資源申請(qǐng)書，監(jiān)測(cè)當(dāng)前分配狀況以及預(yù)測(cè)未來(lái)的需求；并與項(xiàng)目經(jīng)理開(kāi)會(huì)討論項(xiàng)目的進(jìn)展情況。

跟蹤和分析成本。項(xiàng)目主管必須利用現(xiàn)有的會(huì)計(jì)軟件和項(xiàng)目管理軟件，跟蹤實(shí)際（或合并）成本，其中包括工時(shí)、設(shè)備利用率以及所得資源。他也必須分析運(yùn)營(yíng)成本及其變化，以便預(yù)測(cè)總成本，還要向項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目辦公室和任何財(cái)務(wù)監(jiān)督委員會(huì)匯報(bào)分析和計(jì)算結(jié)果。

管理項(xiàng)目中的問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)和變化。項(xiàng)目主管只有能夠發(fā)現(xiàn)、分析和評(píng)估問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)和變更請(qǐng)求，才能夠?qū)⑺鼈兲峤唤o恰當(dāng)級(jí)別的負(fù)責(zé)人進(jìn)行處理，并在項(xiàng)目協(xié)同數(shù)據(jù)庫(kù)中存檔和追蹤。項(xiàng)目主管監(jiān)控問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)和變更請(qǐng)求的解決日期；聯(lián)絡(luò)各個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的責(zé)任人，向他們了解當(dāng)前狀態(tài)并索取文檔；協(xié)助有關(guān)責(zé)任人安排進(jìn)度會(huì)議和解決問(wèn)題的辦公會(huì)；向項(xiàng)目經(jīng)理報(bào)告尚未解決的問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)和變更。

記錄并傳達(dá)項(xiàng)目狀態(tài)信息。一般認(rèn)為應(yīng)由項(xiàng)目主管撰寫實(shí)現(xiàn)收入報(bào)告，準(zhǔn)備應(yīng)向管理層提交的材料。盡管項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)與公司溝通，但是分析、預(yù)測(cè)和建議的工作由項(xiàng)目主管負(fù)責(zé)。

為了有效履行上述職責(zé)，成功的項(xiàng)目主管必須熟練使用項(xiàng)目管理軟件、相關(guān)的電子數(shù)據(jù)表和（財(cái)務(wù)、資源）數(shù)據(jù)庫(kù)等工具；還必須具備成本預(yù)算與評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)分析、關(guān)鍵路徑制圖與分析、資源預(yù)測(cè)和變更控制等業(yè)務(wù)專長(zhǎng)。

值得注意的是，項(xiàng)目主管可能同時(shí)服務(wù)于幾個(gè)項(xiàng)目（取決于項(xiàng)目大小和工作經(jīng)驗(yàn)）。因此，他也必須有靈活性，能與多名項(xiàng)目經(jīng)理共事，同時(shí)使項(xiàng)目達(dá)到企業(yè)要求的標(biāo)準(zhǔn)。

存在的價(jià)值

企業(yè)決策者非常在意他們的投資，更不必說(shuō)股東了。關(guān)于項(xiàng)目管理，公司高層最想了解的是最終它們對(duì)企業(yè)的影響以及帶來(lái)的價(jià)值。他們可能對(duì)某些新增費(fèi)用持懷疑態(tài)度，當(dāng)設(shè)置新職位而使項(xiàng)目管理人員的數(shù)量增加，因此導(dǎo)致費(fèi)用增加時(shí)，更是如此。

向高層證明項(xiàng)目主管一職必不可少的關(guān)鍵是，使公司的決策者了解這一新崗位的職能，并且強(qiáng)調(diào)它將給企業(yè)帶來(lái)哪些積極的影響。

使項(xiàng)目經(jīng)理加強(qiáng)與高層主管的溝通。在項(xiàng)目主管的支持下，項(xiàng)目經(jīng)理無(wú)需從其他關(guān)鍵項(xiàng)目工作中抽出更多時(shí)間，就可以更有規(guī)律地披露重要信息-包括實(shí)現(xiàn)價(jià)值的財(cái)務(wù)報(bào)告。公司高層可以更好地了解、更有效地控制項(xiàng)目及其財(cái)務(wù)狀況，并且更加及時(shí)做出決定。

充分發(fā)揮項(xiàng)目經(jīng)理的作用，使其承擔(dān)更多項(xiàng)目。通過(guò)引入項(xiàng)目主管這一角色，企業(yè)可以充分發(fā)揮項(xiàng)目經(jīng)理的作用，使其具備同時(shí)處理更多項(xiàng)目的能力。較之以往，企業(yè)可以更快地獲得收益。另外，項(xiàng)目經(jīng)理能夠?qū)⒏�多寶貴的時(shí)間用于向公司的高層說(shuō)明項(xiàng)目狀態(tài)，了解企業(yè)內(nèi)的人事以及預(yù)算爭(zhēng)端，并且在企業(yè)內(nèi)"推銷"項(xiàng)目。

激勵(lì)員工。許多項(xiàng)目經(jīng)理面對(duì)繁雜的項(xiàng)目計(jì)劃和控制任務(wù)顯得力不從心。他們寧愿與公司高層商討項(xiàng)目范圍管理、處理高風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題、向公司報(bào)告項(xiàng)目狀態(tài)、從事其他受到關(guān)注的活動(dòng)。專門的項(xiàng)目主管減輕了項(xiàng)目經(jīng)理的壓力，使其工作更有樂(lè)趣。同樣，大多數(shù)項(xiàng)目主管不喜歡項(xiàng)目管理中的人事紛爭(zhēng)，而寧愿從事安排人員和規(guī)劃進(jìn)度等具體工作。這對(duì)他們來(lái)說(shuō)壓力更小，也更有價(jià)值。由兩名管理人員完成項(xiàng)目管理的兩個(gè)角色，可促使雙方出色地完成各自任務(wù)。

提高項(xiàng)目業(yè)績(jī)和項(xiàng)目成功率。把關(guān)鍵但是耗時(shí)的任務(wù)委派給項(xiàng)目主管后，項(xiàng)目經(jīng)理可以專注于更高級(jí)別的項(xiàng)目問(wèn)題，同時(shí)項(xiàng)目主管可以確保項(xiàng)目不會(huì)因計(jì)劃或溝通上的失誤而造成缺失或者延宕。這意味著更多項(xiàng)目能夠按時(shí)按預(yù)算完成，為企業(yè)挽回因項(xiàng)目失敗和延誤而造成的損失。

原文經(jīng)許可摘自RobertWourms2004年12月2日發(fā)表于ProjectsAtWork網(wǎng)站（http://www.projectsatwork.com）上的IntroducingtheProjectController一文。ProjectsAtWork2004年登記版權(quán)。龔浩譯。

RobertWourms在PMSolutions公司內(nèi)負(fù)責(zé)所有的項(xiàng)目管理人員配置和外包等業(yè)務(wù)。PMSolutions是一家管理咨詢、培訓(xùn)和研究公司，幫助企業(yè)提高項(xiàng)目業(yè)績(jī)和盈利能力。

本中文版由世界經(jīng)理人（www.ceconline.com）組織翻譯并編輯。