頂級管理者從不一心多用 而是一心一用

編者按：管理者經(jīng)常受到種種壓力，他們不僅要高效率地獨立完成工作，還要提高所領(lǐng)導(dǎo)的團隊效率，時間的壓力可想而知，“一心多用”因此曾一度風(fēng)靡。然而，實踐中業(yè)績出色的管理者卻常常發(fā)現(xiàn)集中精力做一件事，效率是最高的。

本文幫助經(jīng)理人走出“一心多用”的迷思，建立正確的聚焦習(xí)慣，構(gòu)筑高效工作的能力。

在現(xiàn)在這個壓力很大的時代，一心多用的策略——一邊講電話一邊簽署文件、同時做10件事——顧名思義是意味著用盡量少的時間來完成盡量多的任務(wù)。

按理說，那些頂級管理者肯定也是精于此道的高手。事實果真如此嗎？猜一猜大多數(shù)的經(jīng)理會是：

·一貫的一心多用者？5分鐘的時間完成的任務(wù)超過平常人20分鐘所完成的。

·活躍的一心多用者？盡量尋找能夠一心多用的機會。

·偶爾的一心多用者？這是最常見的一種情形，如一邊蹬車，一邊讀報。

我的選擇是頂級管理者應(yīng)該是一貫的一心多用者，但是我的選擇卻是錯誤的--大多數(shù)的頂級管理者從不一心多用。

我們一次又一次地碰到那些頂級管理者身上令人難以理解的地方--許多頂級管理者擁有受到廣泛關(guān)注的時間管理藝術(shù)--剛-接觸時總是顯得那么出人意料。在這里，與我們猜測剛好相反如前面提到的比爾·蓋茨，當(dāng)他在蹬健身車的時候，甚至不會閱讀任何材料。

那么，這些頂級管理者覺得什么時候一心多用的工作方式是十分恰當(dāng)?shù)哪�？他們具體又是怎么開展工作的？他們的替代辦法是什么？什么情況下一心多用的工作方式甚至?xí)��?gòu)成對工作效率的妨礙呢？

頂級管理者從不一心多用，而是一心一用

一心多用是人們對時間管理方法方面最大的誤解，至少在本書的頂級管理者這里是這樣�！犊焖俟�司》雜志記者艾莉森·奧費霍特（AlisonOverholt）在他采寫的文章：“一心多用的藝術(shù)”中說，在他采訪的管理者中，除了極個別情況，在這些鼎鼎大名的管理者那里根本就看不到什么一心多用的跡象。比如，辛格勒公司的CEO斯蒂芬·卡特（StephenCarter）就是嚴格地專注于完成一件件的小工作，如在第一時間處理電子郵件，辦公桌一有備忘，就馬上做出批復(fù)處理等等，似乎根本就沒有什么事是通過一心多用完成的。

對于太陽公司W(wǎng)orldwideOperations事業(yè)部副總裁瑪瑞莎·彼得森（MarissaPeterson）來說，實現(xiàn)高效率的關(guān)鍵是做好計劃和授權(quán)他人——甚至包括她的家人。有一次，電腦系統(tǒng)癱瘓毀掉了她為即將舉行的演示會精心準備的所有幻燈片，她發(fā)動了全家，丈夫和兩個孩子都加入了恢復(fù)這份重要文件的隊伍。但是對她來說，一心多用的工作方式仍然不是什么可以提高一個人工作效率的好辦法。

《快速公司》雜志上的那篇文章提及的惟一一個一心多用的例子是IBM的執(zhí)行董事安妮·奧爾特曼（AnneAltman）——她一邊與一位客戶通話為對方尋找一些最新信息，一邊與一個下屬進行即時信息交流（在線聊天）。那么，關(guān)于多任務(wù)的工作方式的誤區(qū)究竟在哪里呢？毫無疑問的，每個人，不管處于什么工作層次，都希望用最短的時間完成最多的工作，這一目標是普遍適用的。但是頂級管理者達到這一目標的路徑卻似乎與眾不同。

如果你愿意的話，可以在腦海中想像一下兩個方塊形的物體，一件是由許多縱橫交錯的線編織而成的方巾，另一個方塊形物體則是由許許多多的馬賽克拼接而成的。

不用解釋得太多，在這個比喻中，編織型代表一心多用的工作方式，而在我們討論TRAF法時提過的馬賽克小塊則代表頂級管理者全力以赴的工作方式。

大體說來，那些非常成功的管理者都傾向于集中所有注意力（時間或許并不長）解決手頭上的事情或剛剛出現(xiàn)的事。他們都厭惡注意力分散和分心的事。

不過，這種工作藝術(shù)最為重要的特點是他們注意力的“探照燈”照射每一處所持續(xù)的時間非常非常之短。管理學(xué)大師明茨伯格在寫于1973年的經(jīng)典著作《管理工作的本質(zhì)》（TheNatureofManagerial）中曾經(jīng)注意到大多數(shù)CEO都會在9分鐘之內(nèi)解決一般的偶發(fā)事件，我估計現(xiàn)在的CEO像這樣的聚焦時間也就是三四分鐘。

有時候之所以會給人留下一種似乎一心多用的印象，是因為在一個非常短時間內(nèi)，許多事情都已經(jīng)被搞定了。

那么是什么造成一些人不斷地打贏效果顯著的全殲戰(zhàn)；另一些人卻被"眾鴨圍啄而死"呢？

其中的區(qū)別就在于是否專注。對于任何一項“生意”來說，真正重要的事都是在短時間內(nèi)完成的。

我曾經(jīng)對達拉斯市市政經(jīng)理特多羅·本納維德提起過自己的一個發(fā)現(xiàn)：那些頂級管理者們似乎從不有意去同時做50件事。他的回答是：“我要么就不做，要做就做最重要的事，所以我不會沒時間。

“我的辦法是，把在我全力以赴處理其他事情時出現(xiàn)的新事情，馬上記在一張即時貼上，如‘考慮一下……’然后把它們貼在桌子上的顯眼的位置。這樣，當(dāng)我準備鉆進車子里，打開震耳欲聾的音響的時候，會有一個聲音對我說：‘你不記得了嗎，那件有關(guān)債務(wù)方面的事情，你應(yīng)該找這個人或那個人談一談。’

“并不是所有的時間都會有人和我談話，這樣，我可以很快看完材料。正式開始解決這個問題的時候，我只需要打電話給當(dāng)事人說：‘我很關(guān)注這件事，希望我們共同關(guān)注這件事情。’”

像這樣的“全力圍殲”——一天能完成100次以上的電話或當(dāng)面交流（其中還包括電子郵件交流）——堪稱時間管理方面威力巨大的個人戰(zhàn)略。

另外，還需要一個與“全力殲滅”戰(zhàn)略相輔助的戰(zhàn)略：無論大事小事，不徹底完成絕不罷休。

舉個例子來說，每一位爬到梯頂?shù)墓芾碚咭坏┠闷鹨环菸募�或打開一封電子郵件，就絕不會中途擱置下來不做處理（即不把它們TRAF掉）。把事情擱置不做只會使事情無限期地拖延下去。

那么，這些對于我們普通人有什么啟示呢？毫無疑問地，我們既不會天生就擁有這些好習(xí)慣，但也不至于在這方面毫無改進的可能。

接下來我們將討論一些具體的方法，這些方法可以幫助我們開發(fā)自己在這方面的潛力，養(yǎng)成凡事全力以赴務(wù)求圓滿的好習(xí)慣。

養(yǎng)成“聚焦”辦事的好習(xí)慣

一心多用工作方式的呼聲一度非常之高，受其影響，現(xiàn)在很多管理者痛感自己集中注意力的能力都下降了。

下面我們將討論一些具體的辦法，通過這些辦法，你不必同時去做5件事，你只要集中注意力一次一件，速度會更快，效率也更高。

馬薩諸塞州一位矯正注意力過度分散的教練南希·萊迪（NancyRatey）曾經(jīng)給她的客戶開了一些“聚光”的良方，你即使還沒到需要專門矯正注意力分散的地步，相信也可以從中大獲裨益：

·不要聽任大量的文件或郵件在自己的辦公桌上堆積如山，每天都應(yīng)該安排一個10～15分鐘的工作單元，你和你的助理一起坐下來，由助理一件一件地把各種文件、打印好的電子郵件提交給你，你把處理意見告訴他，由他做好記錄，并共同敲定進一步跟蹤和小結(jié)的時間。

·如果可能的話，把你直接報告人的辦公桌安排在靠近你辦公室的位置，免得你前去跟他談事的途中受他人干擾。

·你的待辦事項清單中不要只是簡單地羅列千百件要做的事，相反，要突出地標明兩三件要事。

·把送交你的直接報告和客戶文件用不同的顏色標示出來，在每一個需要經(jīng)常用的文件夾的脊部貼上粘條注明項目、問題、重要的電話號碼等信息（如果能夠用相應(yīng)顏色的粘條，效果當(dāng)然更好），那樣的話，你一眼掃過去，就可以知道要做什么。

·創(chuàng)建一本有關(guān)你工作目標和方向的日志，每周至少兩三次拿它出來對照自己的行動。

·運用密友交流法，每天早上7:00～8:00之間抽出10分鐘的時間向一位密友"匯報"一下自己前一天的工作成果和第二天的工作打算。

高度集中自己的注意力

雖然一般說來注意力集中是產(chǎn)生高效率的最重要的因素之一，但是在緊張忙碌的工作日中，這一點卻又是最難做到的。下面是一些幫助你集中注意力的方法，這些方法將會使你像偉大的網(wǎng)球手吉米·康納斯所說的那樣，只注意此時此刻。

利用最后期限的壓力塞繆爾·約翰遜（SamuelJohnson）有一句名言說：“危機出良策。”此話不假，但是在杰克·韋爾奇那里，采購團隊在他分派任務(wù)后一個月之后都沒有取得多大進展的事，即使不是什么危機，也還是需要集中精力來補救的。他果斷地宣布會議中止，命令在4小時之內(nèi)拿出最新成果，結(jié)果，他的下屬在這4個小時內(nèi)取得的進展超過了他們前一個月的進展。

在最后期限里面蘊含著巨大的潛力，所以一定要弄明白你自己這方面的具體情況，你屬于下面哪種情況呢？

·壓得越緊，干得越歡。

·更喜歡在中度的期限壓力下工作。

·在高度的期限壓力下常常大腦一片空白或驚慌失措。

如果時間緊反而能使你狀態(tài)好的話，那你就無論如何也不要白白浪費自己的這一優(yōu)勢，只是注意不要像下面的這位管理者那樣忙中出錯：他在日期要到的前一個晚上開始一項重要的工作，可是令人遺憾的是他發(fā)現(xiàn)已經(jīng)沒有時間從別人那里得到一些至關(guān)重要的數(shù)據(jù)。

不過也有一些人在很緊的時間期限內(nèi)根本就畏縮不前，如果真是那樣的話，你不妨反其道而行之，為自己安排更多的余地；如果估計某一項工作需費時兩星期的話，不妨實際空出三個星期的時間。

為自己能專心做事尋找合適的環(huán)境下面是我自己的一個集中注意的辦法：不知為什么，我發(fā)現(xiàn)自己一個人呆在辦公室里的時候，反而不能集中注意力進行思考和寫作，倒是在路途上常常能夠?qū)Ｗ⒌厮伎�。于是為了能在火車、地鐵、飛機等人群聚集的旅途場合之外得到一種“鬧市中的靜謐”，我?guī)�上自己的公事包專門去附近的“星巴克”咖啡屋，在那里，我很快就進入了很專注的工作狀態(tài)。

但是另外一些人則剛好相反，覺得任何微小的聲響都會干擾他的思想。如果你也同樣需要安靜的話，不妨到會議室去，或關(guān)上你辦公室的門，或去附近大學(xué)的圖書館。

下面的例子也許會有利于做出第3種選擇。一位一周兩天在家工作的咨詢師覺得每一聲鳥鳴似乎都會使他心馳神往，嚴重分心，于是為創(chuàng)造“白熱化的工作”效果，他把收音機和電視機全部都打開。

另外5個集中注意力的小竅門第一個，開始以結(jié)果而不再以行動本身看待工作。比如，不要對自己這樣說：“我要花一個小時處理這些報告”而應(yīng)該說：“在去吃中餐前，我要完成這10份報告。”這樣的話，你就會把注意力放在完成工作上，而不會不停地看表。

第二個，每日寫“工作日記”。根據(jù)美林公司（MerrillLynch）的人力資源部副總監(jiān)，米歇爾·德斯特（MichelleDurst）在《快速公司》雜志（1998年4～5月號）的一篇文章上的說法：“把做過的工作記錄下來的重要性遠遠超過我的預(yù)想……于是我開始每天寫工作日記，它對我從事管理者的工作極其有利，也使我自己能夠一周一周，一天一天專注于重要的工作。”

第三個，通過站立工作來集中注意力，克制自己的懶散本性。你可以制作一個齊胸高的工作臺，用來閱讀翻查各種文件。另外，如果你需要打一些例行性的電話，站立著講電話，會使電話交談的時間更短，話題更集中。

第四個，做例行工作的時候，不妨看著表去做。常常檢查你完成例行任務(wù)的鐘點，這種視覺提醒能夠催促你更專心，更快速。

第五個，創(chuàng)造與自己比賽的機會。比如設(shè)置一個10分鐘后的鬧鐘提醒，然后盡力在鬧鈴響起之前完成一件任務(wù)，注意不要太倉促以至出錯，只要給自己一個實在的時間限制，并把枯燥的工作變成一件有趣的事情。

本文經(jīng)機械工業(yè)出版社華章分社授權(quán)，摘自該社2005年9月出版、斯蒂法妮·溫斯頓著的《有序才能成功》一書。