HR管理躍上云端需實(shí)現(xiàn)精細(xì)化考勤管控

社交網(wǎng)絡(luò)不僅影響著人們的生活和娛樂，也正逐步融入企業(yè)管理模式。互動(dòng)、人性化成為企業(yè)管理過程中追求的目標(biāo)。在人力資源領(lǐng)域，傳統(tǒng)的e-HR軟件已不能滿足企業(yè)對(duì)人才管理的需求，HR云服務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。云計(jì)算帶來了溝通和生活方式的劇變，也引領(lǐng)了人力資源管理方式的創(chuàng)新。

HR云服務(wù)的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在應(yīng)用的低成本，可采用集中式管理，有助于企業(yè)降低人力資源相關(guān)的IT支出，解決企業(yè)跨區(qū)統(tǒng)一管理的難題。

作為中國(guó)最大的光電子器件、子系統(tǒng)解決方案供應(yīng)商，光迅科技2003年起開始使用以ACCESS自主開發(fā)的HR系統(tǒng)，包括組織、人事、培訓(xùn)、招聘、考勤、薪酬和績(jī)效等功能。這套系統(tǒng)在光迅科技發(fā)展的初期基本可以滿足公司人事管理的日常需要。但隨著光迅科技的日益發(fā)展，員工數(shù)量越來越多，該系統(tǒng)存在的不足也越來越為明顯，比如操作繁瑣、數(shù)據(jù)分散、界面凌亂等，即便是簡(jiǎn)單的人事流程也難以在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。

與此同時(shí)，光迅的高速發(fā)展也對(duì)人力資源管理的本身提出了更多、更高的需求，公司的管理層逐漸意識(shí)到要想成為全球領(lǐng)先、世界一流的高科技企業(yè)，人力管理工作必須要從埋頭管“事”的階段轉(zhuǎn)變到用心管“人”的階段，要以“人”為中心開展工作，真正將“人”作為一種資源發(fā)揮到極致，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)戰(zhàn)略有效執(zhí)行。

光迅必須要具備健全、完善的人力資源管理體系，而這一切能否建立又依賴于是否具有一套成熟先進(jìn)的人力資源信息化管理工具作為輔助和支撐。于是在2010年初光迅科技的人力資源信息化工作被正式提上了議程，經(jīng)過多方比較和篩選，光迅科技最終選定了金蝶作為人力資源戰(zhàn)略管理系統(tǒng)的合作伙伴，由此開始了信息化的變革之旅。

而這前后發(fā)生的一系列轉(zhuǎn)變令他們也始料未及，“業(yè)務(wù)部門從此對(duì)我們刮目相看。”光迅科技人力資源部經(jīng)理程琳引以為傲之情溢于言表……

建立人事事務(wù)管理體系，實(shí)現(xiàn)員工全生命周期管理

光迅科技有員工4000多名，人事信息的維護(hù)工作量和難度都很大。信息化系統(tǒng)上線前，除了入職時(shí)員工的基本人事信息能夠得到有效記載外，員工在光迅的任職表現(xiàn)，如任職歷史、培訓(xùn)歷史、薪酬變更歷史、獎(jiǎng)懲情況等信息相互獨(dú)立，存放在不同的表格里，無法完整的記錄和呈現(xiàn)，員工也無法第一時(shí)間獲知和查詢。而且由于員工數(shù)量眾多，查找某位員工的過往人事信息一般需要在厚厚的一大疊檔案資料庫中翻查很多紙質(zhì)表格，花費(fèi)大量時(shí)間。從檔案庫中進(jìn)行人員年齡、學(xué)歷等結(jié)構(gòu)性的分析工作，更是難以實(shí)現(xiàn)。

通過金蝶EASHR系統(tǒng)，光迅實(shí)現(xiàn)了員工全生命周期的檔案信息管理。員工從入職起，轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)動(dòng)、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、薪資調(diào)整，直到離職、離退休等全部任職周期的詳細(xì)信息，都在系統(tǒng)中得到了清晰記錄。通過擴(kuò)展報(bào)表還可以將不同的人事信息進(jìn)行組合，根據(jù)管理的需要及時(shí)統(tǒng)計(jì)并呈現(xiàn)出來，極大的提高了HR人員的工作效率。

光迅還正在將員工的身份證、學(xué)歷、繼續(xù)教育等證書進(jìn)行逐一掃描，導(dǎo)入金蝶的HR系統(tǒng)中，后續(xù)需要員工的相關(guān)證件時(shí)就可以直接從系統(tǒng)里導(dǎo)出來，不再需要根據(jù)編號(hào)一一查找。

建立嚴(yán)格的考勤管理體系，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化考勤管控

光迅科技是一家高科技的制造型企業(yè)，生產(chǎn)工人人數(shù)眾多，對(duì)于考勤管理的要求非常嚴(yán)格，每個(gè)月2次缺卡就要扣除員工的行為積分，并有相應(yīng)的懲處措施。而作為一家老國(guó)企改制的企業(yè)，光迅在休假政策上又有著相對(duì)人性化的管理舉措。在國(guó)家規(guī)定的假期之外光迅還有待產(chǎn)假、工間休假、帶薪年休假等假期，可以想象光迅考勤管理工作的復(fù)雜程度。

通過金蝶HR系統(tǒng)，光迅將各種考勤計(jì)算的規(guī)則和公式進(jìn)行了系統(tǒng)設(shè)置，比如帶薪年休假的計(jì)算在后臺(tái)就設(shè)置了21個(gè)公式，以確保所有人員帶薪休假的額度不僅符合國(guó)家規(guī)定，也同時(shí)符合企業(yè)的要求。再比如工間休假的計(jì)算，光迅的員工在孕期7個(gè)月以后每天可以休息1小時(shí)，小孩1周歲之前每天也有1小時(shí)的哺乳假，而工間休假的時(shí)間在系統(tǒng)中能夠累積，并能自動(dòng)折算換取調(diào)休，方便員工可以有相對(duì)整天的時(shí)間在家多陪陪小孩、照顧兒女。目前光迅的月均處理考勤記錄達(dá)到了8萬多條。另外基于考勤系統(tǒng)，光迅還特別開發(fā)了“一卡通”管理系統(tǒng)，可以根據(jù)員工的出勤信息和考勤規(guī)則，對(duì)應(yīng)計(jì)算并發(fā)放員工的餐費(fèi)和交通補(bǔ)貼。

更為重要的是通過考勤管理系統(tǒng)，光迅科技開始更加關(guān)注生產(chǎn)線員工的人力成本管控和勞動(dòng)效率的提升。在此之前，光迅的生產(chǎn)部門管理人員尋求人力資源部門的幫助，最多就是索要員工的花名冊(cè)或者查看下某位員工的出勤信息。生產(chǎn)部門在制定用工政策時(shí)從來不需要人力資源部門參加，在生產(chǎn)管理者們的固有印象中，一直認(rèn)為HR人員根本沒有能力和他們一起討論應(yīng)該怎樣合理用工，應(yīng)該怎樣提高勞動(dòng)效率。

但在使用金蝶的HR系統(tǒng)后，光迅的人力資源用工管理開始逐漸有意識(shí)的深入起來。通過對(duì)員工的工時(shí)、加班請(qǐng)假和人數(shù)變化等各項(xiàng)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的抓取和分析，HR部門及時(shí)并清晰的掌握了每個(gè)部門的生產(chǎn)效能變化。當(dāng)生產(chǎn)狀況低迷時(shí)，HR可以給生產(chǎn)部門提出合理化的用工建議，比如現(xiàn)在應(yīng)適當(dāng)控制員工人數(shù)或者可以按部門計(jì)件這種新的管理模式提高勞動(dòng)效率等。每一項(xiàng)建議的背后都有著大量真實(shí)的管理數(shù)據(jù)作為支撐，生產(chǎn)管理者不得不信服。2012年光迅科技的生產(chǎn)效率提升了30%，因?yàn)樾�率提升員工的薪資待遇自然也得到了較大幅度的增長(zhǎng)，一線員工的流失率由此也減少了15%。光迅科技的管理層和生產(chǎn)部門的負(fù)責(zé)人從此對(duì)HR部門刮目相看，現(xiàn)在很多生產(chǎn)會(huì)議都會(huì)主動(dòng)叫上人力資源部門的相關(guān)人員一起參與討論，真正把HR部門當(dāng)成了業(yè)務(wù)合作伙伴。

建立績(jī)效考核體系，不斷提高服務(wù)質(zhì)量

光迅科技每個(gè)季度按照組織績(jī)效對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行業(yè)績(jī)考核，考核采取KPI考核形式，一共42個(gè)業(yè)務(wù)部門加上3條產(chǎn)品線全部參與。在信息化之前，光迅科技的績(jī)效考核周期至少需要15天左右，所有考核得分不僅需要考核部門計(jì)算，HR部門的考核專員檢查，最后各部門的考核對(duì)象還需要再進(jìn)行一次核查和確認(rèn)。而通過金蝶HR系統(tǒng)，光迅建立了全公司的績(jī)效指標(biāo)庫，規(guī)范了績(jī)效考評(píng)的相關(guān)流程。人力資源部不僅可以進(jìn)行考核指標(biāo)、業(yè)績(jī)項(xiàng)目和績(jī)效公式的設(shè)計(jì)，還可以非常便捷的配置各種考核方案。通過方案配置的形式HR將所有計(jì)算公式都固化到系統(tǒng)里，考核人只需要填寫一個(gè)實(shí)際值，所有得分均可由系統(tǒng)直接計(jì)算出來。排除等待過程，理想狀態(tài)下考核結(jié)果1-2天即可得出。而且員工的獎(jiǎng)金分配可以根據(jù)考核結(jié)果以及員工的任職歷史和考勤信息對(duì)應(yīng)追溯，進(jìn)行相應(yīng)的成本分?jǐn)偤秃怂恪?br />
最值得一提的是對(duì)職能部門“服務(wù)滿意度”的360評(píng)價(jià)，之前光迅科技幾乎無法實(shí)現(xiàn)這項(xiàng)指標(biāo)的考核，因?yàn)檫@只是一項(xiàng)分值很小的KPI，占5—10分左右，如果通過EXCEL表格發(fā)給全體員工進(jìn)行打分，工作量和管理成本相當(dāng)巨大�，F(xiàn)在通過金蝶HR系統(tǒng)，每個(gè)職能部門都設(shè)置了服務(wù)滿意度的KPI指標(biāo)，系統(tǒng)給公司每一位員工都下放了評(píng)價(jià)權(quán)限，員工可以匿名對(duì)相關(guān)職能部門的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估和打分，并提出改進(jìn)建議。通過這種方式，在服務(wù)部門和員工之間架起了一座溝通的橋梁，只要員工提出的意見是中肯的，相關(guān)部門會(huì)立刻做出反應(yīng)，及時(shí)處理，不斷進(jìn)行管理創(chuàng)新，提高服務(wù)質(zhì)量。

建立人事審批工作流，不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

光迅科技內(nèi)部的各項(xiàng)業(yè)務(wù)審批流程比較規(guī)范，但由于一直以來采用紙質(zhì)或電子郵件方式，審批效率難以提高，且無法對(duì)整個(gè)審批流程進(jìn)行科學(xué)管理和優(yōu)化。借助金蝶EAS先進(jìn)靈活的工作流管理工具，光迅將日常工作中常用的近30個(gè)人力資源業(yè)務(wù)流程設(shè)置到金蝶HR系統(tǒng)中，所有申請(qǐng)和審批工作可以通過系統(tǒng)方便快速完成，即保證了業(yè)務(wù)流程的順利推進(jìn)，又能借助系統(tǒng)中的流程監(jiān)控管理功能，發(fā)現(xiàn)流程中存在的問題，推動(dòng)流程不斷優(yōu)化和改進(jìn)。比如員工離職后續(xù)的工作會(huì)牽涉到十多個(gè)部門，會(huì)有十多個(gè)崗位處理相關(guān)事宜，包括薪資結(jié)算、宿舍處理、郵箱注銷等。使用了工作流之后可以很方便地動(dòng)態(tài)提醒每個(gè)崗位，不會(huì)發(fā)生任何遺漏事項(xiàng)。在系統(tǒng)中還可以很容易地看到這名員工的離職流程走到了哪個(gè)節(jié)點(diǎn)，哪些事務(wù)已經(jīng)完成，哪些事務(wù)還沒有處理。

現(xiàn)在光迅科技從高管到中層，一直到生產(chǎn)線上的班組長(zhǎng)都已經(jīng)形成了每天上班第一時(shí)間打開金蝶系統(tǒng)的意識(shí)，及時(shí)查看自己當(dāng)天有哪些流程需要審批。HR人員不再需要一個(gè)個(gè)打電話催促相關(guān)人員處理某項(xiàng)事務(wù)，即便是領(lǐng)導(dǎo)出差在外，也可以在系統(tǒng)中輕松處理審批流程，節(jié)約了大量的等待時(shí)間。

建立員工自助平臺(tái)，全員參與人力資源管理

金蝶HR系統(tǒng)幫助光迅科技建立了全員參與的人力資源管理平臺(tái)，任一員工都可以通過員工自助工作臺(tái)，自助查詢和申報(bào)與自己有關(guān)的人事信息，包括加班請(qǐng)假申請(qǐng)和查詢工資明細(xì)、社保公積金繳納、績(jī)效得分、餐飲消費(fèi)扣款等。

過去光迅采用過發(fā)放紙質(zhì)工資條和郵件的形式告訴員工每月的工資明細(xì)。每個(gè)月裁剪工資條需要花費(fèi)很多人力物力，郵件發(fā)放又需要分別加密處理，工作效率都非常低下。而且在工資發(fā)放的兩三天內(nèi)，HR薪酬專員總會(huì)接到大量的咨詢郵件和電話，因?yàn)閱T工總是會(huì)對(duì)薪資的發(fā)放情況產(chǎn)生疑問，特別是涉及到社保補(bǔ)繳情況時(shí)�，F(xiàn)在通過HR自助平臺(tái)，光訊真正做到了“以人為本”，只要員工關(guān)心在意的人事信息都可以一目了然的獲取，各級(jí)HR人員的日常管理成本和溝通時(shí)間也得到了大幅度減少。更重要的是因?yàn)樾畔�傳遞及時(shí)，員工的參與感增強(qiáng)了，人力資源工作的透明度更高了，HR日常事務(wù)性處理工作也變得更加高效和規(guī)范。

程琳在采訪中表示：HR云服務(wù)系統(tǒng)不僅使人力資源工作者在精神層面的壓力有所緩解，也讓更多的員工參與到了人力資源的工作中，HR的工作得到了更多的支持、幫助和認(rèn)可。她進(jìn)而認(rèn)為：選擇合適的供應(yīng)商非常重要，它不僅僅是一個(gè)戰(zhàn)略伙伴，還需要像一個(gè)長(zhǎng)期的朋友，當(dāng)遇到困難的時(shí)候，它能第一時(shí)間站在你身邊，千方百計(jì)為你解決問題，幫你渡過難關(guān)。它可以不完美，但最重要的是能和你一起成長(zhǎng)。