構建數(shù)據(jù)質量計劃 企業(yè)應加以防范10個誤區(qū)

關于高質量信息的價值，已有無數(shù)研究報告做了闡述，企業(yè)質量改進計劃也迅速躥紅，成為業(yè)界關注的焦點。數(shù)據(jù)質量改進曾經(jīng)是乏味無趣的工作，充斥著企業(yè)的后臺管理系統(tǒng)，但如今它是享有最高優(yōu)先級的工作。

不過，值得注意的是，數(shù)據(jù)質量改進不僅僅是姓名與通訊地址的更正，這個問題的復雜性與企業(yè)的信息使用量成正比。

有10個誤區(qū)是熱衷于構建數(shù)據(jù)質量計劃的企業(yè)應加以防范的。

1.使用災難性事件作為改進數(shù)據(jù)質量的驅動力

奇聞軼事很容易獲得上級管理層的認可，因為這些事件為他們提供了一個表現(xiàn)的機會―即更正其中的數(shù)據(jù)，從而成為“英雄”。由此帶來的問題是，對于數(shù)據(jù)質量改進的關注度只能維持到發(fā)生下一次危機的時刻。滿足一時之需，只能解決表面問題，無助于根除潛在隱患。

下面的列表將幫助你擬定一個可靠的價值主張，說明數(shù)據(jù)質量改進如何幫助企業(yè)高效地實現(xiàn)業(yè)務目標：

·找出糟糕的數(shù)據(jù)質量影響了哪些關鍵業(yè)務。

·將具體的成本與數(shù)據(jù)缺陷關聯(lián)起來，并使用數(shù)據(jù)缺陷發(fā)生頻率的函數(shù)計算總成本。

·使用相關業(yè)務術語量化上述影響。

·評估根除這些數(shù)據(jù)缺陷源頭所需要的成本。

·確定用來對數(shù)據(jù)質量實施持續(xù)監(jiān)測與報告的關鍵度量指標。

評估改進后數(shù)據(jù)質量的投資回報率時需要格外注意，不要把那些只包含運營預算或收益百分比等不確切“行業(yè)數(shù)據(jù)”的商業(yè)案例擺到企業(yè)高管層的面前，他們是不會關注這樣的商業(yè)案例的。擬定數(shù)據(jù)質量商業(yè)案例需要進行認真的調查研究，與業(yè)務領域專家進行討論，并且要穩(wěn)健務實。

2.把信息質量與管理數(shù)據(jù)的人關聯(lián)

在談論數(shù)據(jù)時，人們出于習慣會直接說好或糟糕。因此我們可能會在不經(jīng)意間把“好”或“糟糕”的評價與管理數(shù)據(jù)的人聯(lián)系起來。

當你說某個數(shù)據(jù)庫的記錄比較糟糕時，數(shù)據(jù)庫的管理員可能會覺得你是沖著他來的。因此，數(shù)據(jù)質量措施常常遭到抵|制―因為數(shù)據(jù)所有者認為提供質量糟糕的數(shù)據(jù)會讓人覺得他們的個人績效很差。結果信息被保護起來。

為了避免此問題，必須消除信息質量的人格化特征。在可用于評估業(yè)務規(guī)則符合度的聲明中，你要簡明扼要地說明業(yè)務期望，從而消除數(shù)據(jù)中的價值判斷。反過來，這個方法提供了對信息有效性進行量化的方法，即運用意在鼓勵信息開放的相關業(yè)務指標對信息有效性進行量化。

3.未能打造主動的工作氛圍

如果數(shù)據(jù)危機發(fā)生在被動的工作氛圍中，引發(fā)錯誤的數(shù)據(jù)先是被找出來、糾正，崩潰的流程又重新啟動，然后每個人都嘆了口氣，從恐慌中放松下來，直到下一次危機的爆發(fā)。但是，這不是一個合理的流程。原因在于未能將形成一個成熟的、主動應對問題的工作氛圍。在主動的工作氛圍里，相關人員會在信息流的最初階段就度量數(shù)據(jù)質量目標的符合度，從而在信息缺陷惡化為嚴重問題前發(fā)現(xiàn)這些缺陷。

以下原則可以幫助企業(yè)將被動的工作氛圍變得主動：第一，確定關鍵的業(yè)務數(shù)據(jù)質量預期；第二，清晰確定上述預期作為業(yè)務規(guī)則存在的身份；第三，度量數(shù)據(jù)與所定義業(yè)務規(guī)則的符合度，從而提供關鍵數(shù)據(jù)質量指標。

4.先采購軟件

雖然數(shù)據(jù)質量軟件工具是數(shù)據(jù)質量計劃中的關鍵組成部分，但在采購之前還是應該問一下以下問題：采購的動機是什么？目前的流程是什么？在提高數(shù)據(jù)質量計劃有效性方面有什么改進潛力？

成功的企業(yè)在獲得數(shù)據(jù)質量工具之前都會采取兩項重要措施。首先，進行業(yè)務需求評估，了解企業(yè)內普遍存在的數(shù)據(jù)質量問題。團隊成員在企業(yè)內部收集各種需求和愿望，并根據(jù)所需對這些需求和愿望排定優(yōu)先級，從而反映出業(yè)務采購需求。其次，為了在采購完成后盡快部署資源，成功的企業(yè)制定了所需技術的使用策略和使用流程。

5.忽視數(shù)據(jù)

如今，企業(yè)通常都會管理千兆、兆兆規(guī)模的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，并且數(shù)據(jù)的規(guī)模仍不斷增長。但是，由于缺少全面的數(shù)據(jù)分析，這些組織很難發(fā)現(xiàn)潛在的數(shù)據(jù)質量問題。如果無法了解存在何種問題，改進數(shù)據(jù)質量又從何說起呢？

為了了解存在的問題，你需要將有效的分析、評估流程與數(shù)據(jù)剖析、數(shù)據(jù)標準化、數(shù)據(jù)匹配等工具結合使用。數(shù)據(jù)剖析工具可以幫助分析師發(fā)現(xiàn)妨礙業(yè)務目標達成的信息缺陷。

全面的數(shù)據(jù)分析有助于提高數(shù)據(jù)質量問題識別的效率，以及制定消除這些問題的規(guī)則。

6.不了解員工行為

如果不能正確認識體系內員工的行為，世界上任何技術都無法消除數(shù)據(jù)質量問題。你可能會遇到以下一些常見問題：

第一，如果沒有上游系統(tǒng)所有人的合作，數(shù)據(jù)倉庫管理員在控制輸入數(shù)據(jù)質量方面往往束手無策。為了滿足數(shù)據(jù)倉庫級別嚴格的數(shù)據(jù)質量需求，需要從上游管理員處獲得額外的資源分配。不幸的是，上游管理員會認為這種強加的需求不合理，因為他們所管理的應用并不會從期望的質量改進中直接獲益。

第二，在一組操作流程中尋找數(shù)據(jù)質量缺陷無異于揭發(fā)流程相關人員的工作低效。大家對于數(shù)據(jù)質量評估的自然反應就是，掩蓋與個人績效有關的任何潛在問題，而不是向別人暴露這些問題（以及任何可能的后果）。

第三，由接入呼叫中心員工收集的數(shù)據(jù)可以應用于多個應用程序。企業(yè)可以將其勞動報酬與工作量以及所收集數(shù)據(jù)的準確性掛鉤。

了解員工的行為對于構建數(shù)據(jù)質量計劃具有重要意義。在潛在問題全面爆發(fā)之前，企業(yè)就應當采取積極主動的態(tài)度來應對這些問題。

7.未能管理好主參考數(shù)據(jù)

如果企業(yè)未能準確定義業(yè)務術語，數(shù)據(jù)質量將會受到影響。在標準化常見業(yè)務術語的管理及其相應數(shù)據(jù)元素的表示方法中，如果不能保持精確就會引發(fā)問題。

為了避免發(fā)生問題，可以運用某個流程來鼓勵專業(yè)領域專家與信息架構師進行結構化合作。企業(yè)可以從該方法中獲得兩方面的收益。首先，該方法幫助建立了常用術語庫，澄清了業(yè)務定義。其次，在它的指導下，建立了在元數(shù)據(jù)框架內集中管理這些定義的框架。

因此，你可以在業(yè)務規(guī)則符合度方面闡明數(shù)據(jù)質量預期。此外，你還可以獲得關于數(shù)據(jù)質量的認定斷言，作為企業(yè)知識在企業(yè)元數(shù)據(jù)框架內進行管理。

8.將數(shù)據(jù)質量工作孤立在IT部門

說到底，數(shù)據(jù)質量主要還是與業(yè)務相關，如果讓IT員工負責數(shù)據(jù)質量計劃就大錯特錯了。其結果就是支持數(shù)據(jù)質量措施的業(yè)務案例經(jīng)常充滿大量技術內容，并且強調要購買工具，而不是推動與業(yè)務相關的可度量的質量改進。

即便是計劃得到批準，過分關注技術也會導致業(yè)務影響方面的評估被忽略掉。更重要的是，人們會認為數(shù)據(jù)質量改進是一個成本中心而非利潤中心。

所以，企業(yè)要調整與數(shù)據(jù)質量所有權相關的思想過程。如果數(shù)據(jù)缺陷反映的是與業(yè)務預期不符而產(chǎn)生的業(yè)務影響，那確認這些預期的規(guī)則應該是業(yè)務客戶制定的。之后IT部門才可以參與部署工具，以確定哪些方面不符合預期。這樣就制造了IT與業(yè)務合作的機會。

9.沒有儲備適合的專業(yè)人才

制定數(shù)據(jù)質量計劃是一項戰(zhàn)略性工作―其成功同時依賴于業(yè)務和技術專業(yè)人才。由于數(shù)據(jù)質量管理很大程度上，尤其是在企業(yè)級別，其性質是建議性的，因此數(shù)據(jù)質量計劃的作用就更為復雜。

不難想見，大家都期望一旦數(shù)據(jù)質量計劃啟動，數(shù)據(jù)質量就一定會有明顯的改善。流程工具間的緊密結合使問題更趨復雜。如果你認為數(shù)據(jù)質量管理員應當為一些行動負責，但是他卻不一定擁有實施這些行動所需的知識或權限，這就導致了潛在的兩難境地。這讓人不知該從何入手來解決問題。

構建數(shù)據(jù)質量計劃時，應該實施以下措施：

首先，在計劃開始時，招募一些在數(shù)據(jù)質量計劃管理方面有經(jīng)驗的專業(yè)人士。這些人能抓住戰(zhàn)術上取得成功的機會，從而使計劃獲得戰(zhàn)略上的成功。

其次，邀請外部專家?guī)椭鷨�動改進流程。這樣做可以讓你的團隊明白，你們的問題不是特例，同時可以學習他人的最佳實踐。

然后，利用顧問的角色及內部流程，將數(shù)據(jù)質量改進的責任分攤到現(xiàn)有的信息管理部門。

最后，不要忘記實施有關策略和流程的培訓―尤其是要培訓如何使用所采購的工具。

10.未能建立企業(yè)數(shù)據(jù)質量卓越中心

再開明的企業(yè)都曾犯過的錯誤是，不能抓住最佳實踐并將其移植到企業(yè)的各個層級。對于數(shù)據(jù)質量來說，與工具相關聯(lián)的數(shù)據(jù)如果沒有整合到卓越中心，其負面影響可能翻倍。

卓越中心是一個負責部署企業(yè)數(shù)據(jù)質量戰(zhàn)略的組織級工作小組。其職能包括制定指導原則，協(xié)助評估業(yè)務需求，推薦可采購的工具，創(chuàng)建充分利用這些工具的流程，并提供分享數(shù)據(jù)質量改進經(jīng)驗的方法。建立卓越中心將帶來以下回報：

第一，標準化解決特定問題所需的方法和工具；第二，在軟硬件采購上實現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟；第三，為數(shù)據(jù)質量改進提供業(yè)務模型；第四，將質量改進計劃所需投資分攤到不同部門；第五，記錄企業(yè)不同部門的最佳實踐，使每個人從共同的經(jīng)驗中受益；第六，建立開發(fā)數(shù)據(jù)標準的論壇；第七，在工具和方法的使用方面組織專業(yè)培訓；第八，減少總的項目管理成本。

數(shù)據(jù)質量改進是結合了業(yè)務敏感性、高科技工具和良好定義流程的一個過程。你也許認為自己遇到的問題與眾不同，實際上這些問題與很多其他企業(yè)所遇到的問題很相似。

數(shù)據(jù)質量主要還是與業(yè)務相關，如果讓IT員工負責數(shù)據(jù)質量計劃就大錯特錯了了，這不會推動與業(yè)務相關的可度量的質量改進。

BI-BestPractices.com2009年登記版權。劉維譯。

DavidLoshin是KnowledgeIntegrity,Inc.公司主席。KnowledgeIntegrity,Inc.是一家提供定制化信息管理解決方案的咨詢與開發(fā)公司，其業(yè)務包括信息質量解決方案咨詢、信息質量培訓，以及提供業(yè)務規(guī)則解決方案。他還出版過MasterDataManagement、EnterpriseKnowledgeManagement:TheDataQualityApproach、BusinessIntelligence:TheSavvyManager'sGuide等書。

本中文版由世界經(jīng)理人（www.ceconline.com）組織翻譯并編輯。