數(shù)據(jù)量與日俱增 恢復(fù)對數(shù)據(jù)的控制權(quán)被提上日程

有句俗話說，“這件事就像放牧小貓一樣”。人們用它來形容由于局面混亂，一個(gè)任務(wù)變得極其難以完成。隨著數(shù)據(jù)量與日俱增，企業(yè)的管理者正在尋找途徑改變現(xiàn)狀，簡化信息管理流程。這也就是說，他們要放牧“信息貓”。

解決的方案是打造企業(yè)信息管理流程，從而建立一個(gè)可持續(xù)的模型以跟上信息的變化。最重要的目標(biāo)是將每天收集到的大量信息轉(zhuǎn)化為一種戰(zhàn)略優(yōu)勢。為達(dá)到這一目標(biāo)，首席信息官需要一個(gè)戰(zhàn)術(shù)實(shí)施方案，盡早實(shí)現(xiàn)收益，并使這個(gè)方案成為企業(yè)總體信息戰(zhàn)略的一部分。

為達(dá)到這一目的，企業(yè)可以先來分析信息生命周期管理。生命周期管理針對四個(gè)方面：數(shù)據(jù)的使用、生成、存留和獲取。

數(shù)據(jù)使用：決定哪些數(shù)據(jù)是有用的，以及如何將之轉(zhuǎn)化為可用于決策的信息

如今，公司在決策的時(shí)候都能輕易獲得必要的信息。但信息太多反而常常使公司無法做出最佳決策。為使風(fēng)險(xiǎn)降到最低，你需要在三種流程之間實(shí)施協(xié)作：業(yè)務(wù)流程管理、技術(shù)流程管理、企業(yè)信息流程管理。

業(yè)務(wù)流程管理：這個(gè)小組的代表了解公司的核心競爭力，能夠?qū)�組織的需要做出最佳評估。他們直接負(fù)責(zé)實(shí)施治理審核委員會(huì)批準(zhǔn)的與業(yè)務(wù)相關(guān)的項(xiàng)目。

技術(shù)計(jì)劃管理：這個(gè)小組的代表通過給組織提供使之能夠有效完成工作的工具，而為業(yè)務(wù)提供支持。

企業(yè)信息管理計(jì)劃管理：作為治理小組的延伸，這個(gè)小組有三個(gè)主要職責(zé)：第一，他們要確定聯(lián)合工作組應(yīng)擁有哪些合適資源。這個(gè)工作組是臨時(shí)的，成員由企業(yè)信息管理團(tuán)隊(duì)篩選并經(jīng)過治理審核委員會(huì)的批準(zhǔn)，以完成一個(gè)有時(shí)間限制、和項(xiàng)目有關(guān)的任務(wù)。理想情況下，這個(gè)團(tuán)隊(duì)由6至8個(gè)人組成，他們分別來自上述的三個(gè)計(jì)劃組。第二，他們?yōu)闃I(yè)務(wù)和技術(shù)工作組成員的會(huì)議做準(zhǔn)備，并主持這些會(huì)議。這就需要能夠主持討論并同時(shí)影響業(yè)務(wù)和技術(shù)部門的人員。第三，他們要推薦和信息技術(shù)有關(guān)的具體項(xiàng)目，并將這些提議提交給治理審核委員會(huì)，為團(tuán)隊(duì)確定具體的成果（比如，對目前狀況的評估、價(jià)值主張以及經(jīng)過優(yōu)先排序的報(bào)表和數(shù)據(jù)元素清單）。

這種協(xié)作方式有助于同時(shí)分析業(yè)務(wù)需求和相關(guān)技術(shù)支持所需的成本，從而讓治理審核委員會(huì)作出對公司最好的決策。借助這種方式，討論的結(jié)果就不再是“我什么都想要”，而是“為獲得那一點(diǎn)信息，不值得花費(fèi)這么多”。主數(shù)據(jù)和其他參考數(shù)據(jù)通常都能提供很高的價(jià)值，但是也需要更多的維護(hù)成本。通過這種做法，公司可以更好地評估它正在使用的信息（各種報(bào)表等等）是否能夠滿足為公司創(chuàng)造價(jià)值的決策的需要。

數(shù)據(jù)產(chǎn)生：描述在公司內(nèi)部如何接收和產(chǎn)生數(shù)據(jù)

在第二階段，公司應(yīng)用有關(guān)優(yōu)先業(yè)務(wù)信息和相關(guān)技術(shù)成本的知識(shí)，并以數(shù)據(jù)產(chǎn)生的方式為著眼點(diǎn)應(yīng)用這種知識(shí)。

有一個(gè)格言說，“垃圾進(jìn)，垃圾出”。信息管理專家用這句話告訴我們，不管你的系統(tǒng)建立得多么好，如果生成或者接收的信息很差，那么傳遞或者報(bào)告出去的信息也會(huì)很差。數(shù)據(jù)要么是通過接收外部信息源而產(chǎn)生，要么是通過數(shù)據(jù)輸入在公司內(nèi)部產(chǎn)生。

數(shù)據(jù)是從“上游”系統(tǒng)接收，然后向“下游”系統(tǒng)傳輸。通過追溯報(bào)表或者摘要中的數(shù)據(jù)元素的生成路徑，公司所有人都能明白數(shù)據(jù)是由外部供應(yīng)商、銷售伙伴生成的，還是由提供標(biāo)準(zhǔn)參考數(shù)據(jù)的其他機(jī)構(gòu)（比如提供地址信息的郵局）所生成的。

聯(lián)合工作組可以使用這種信息來制定或者修改處理數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)程序。公司從每種來源接收數(shù)據(jù)之后，再按照其重要性進(jìn)行排序。工作組成員也能夠發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的延遲期。延遲期指的是從數(shù)據(jù)產(chǎn)生到數(shù)據(jù)收到的時(shí)間，以及收到或者生成數(shù)據(jù)到到達(dá)顧客手中的時(shí)間。

有了這種認(rèn)識(shí)，公司就能夠更好地管理期望值，也能夠制定可以接受的服務(wù)水準(zhǔn)協(xié)議。它也會(huì)間接地影響信息資產(chǎn)的質(zhì)量。

許多公司都是使用標(biāo)準(zhǔn)體系（比如ERP、CRM和其他自己的系統(tǒng)）來創(chuàng)造他們自己的數(shù)據(jù)。公司常常可以從內(nèi)部生成的數(shù)據(jù)著手來提高他們的數(shù)據(jù)質(zhì)量，因?yàn)樗麄冇懈�大的空間對內(nèi)部數(shù)據(jù)做出改變。數(shù)據(jù)輸入人員所接受的培訓(xùn)和他們的交流常常能在提高數(shù)據(jù)的質(zhì)量方面發(fā)揮重大作用。

對業(yè)務(wù)工作組成員來說，第一步就是整合、記錄并清楚地了解業(yè)務(wù)流程與數(shù)據(jù)生成之間的關(guān)聯(lián)。他們需要能夠迅速地回答有關(guān)流程的問題（比如產(chǎn)品和客戶組成），并明白哪些數(shù)據(jù)對產(chǎn)生報(bào)表最重要（比如主數(shù)據(jù)和其他參考數(shù)據(jù)）。

就外部而言，他們需要理解與源數(shù)據(jù)伙伴之間的協(xié)議。工作組成員應(yīng)當(dāng)評估與每個(gè)關(guān)鍵信息源之間現(xiàn)有的和理想的合作架構(gòu)。就內(nèi)部而言，他們需要扎實(shí)地理解數(shù)據(jù)生成的條件，以及如何與數(shù)據(jù)結(jié)果或者報(bào)表用戶進(jìn)行討論來獲得有關(guān)具體數(shù)據(jù)的反饋。

最重要的是，他們需要了解在業(yè)務(wù)部門里誰對最重要的數(shù)據(jù)資產(chǎn)負(fù)責(zé)。這個(gè)人將負(fù)責(zé)澄清概念并支持各種政策和程序，并在對相關(guān)維護(hù)資源進(jìn)行的周期性績效評估中發(fā)揮重要影響。找到數(shù)據(jù)的主人常常很困難，但這促使公司對信息資產(chǎn)的管理建立一種更清楚的認(rèn)識(shí)。

技術(shù)工作組成員負(fù)責(zé)收集與內(nèi)外部的數(shù)據(jù)伙伴達(dá)成的相關(guān)協(xié)議。如果公司還沒有建立一個(gè)集中的資料庫或工具來存放這類的文件，這是首先要做的一件事。這么做是為了建立標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議的模板以便在獲得新的數(shù)據(jù)源的時(shí)候馬上可以使用，同時(shí)這些模板也能為數(shù)據(jù)源的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)提供依據(jù)。

項(xiàng)目管理工作組成員的職責(zé)首先是找到合適的資源，使這個(gè)階段的成效最大化。正確的資源組合將會(huì)包括自第一個(gè)聯(lián)合工作組的幾位成員和來自數(shù)據(jù)生成領(lǐng)域的一些新成員。這些人負(fù)責(zé)指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)獲得聯(lián)合會(huì)議所需的正確信息，提前準(zhǔn)備會(huì)議日程，確定團(tuán)隊(duì)在會(huì)議之前和之后需要實(shí)現(xiàn)的具體成果。

這個(gè)階段的成果包括業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)字典、接觸點(diǎn)、培訓(xùn)和交流、質(zhì)量程序、提供支持的措施和程序。

數(shù)據(jù)存留：清楚理解數(shù)據(jù)資產(chǎn)的長期價(jià)值，從而確立數(shù)據(jù)的生命周期

第三個(gè)階段使公司能夠更好地設(shè)定并傳達(dá)期望值，以改善信息的質(zhì)量。在數(shù)據(jù)存留階段，企業(yè)定期對數(shù)據(jù)的價(jià)值進(jìn)行評估并對數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價(jià)值進(jìn)行重新排序，從而明確界定數(shù)據(jù)的生命周期。同時(shí)，也要建立相關(guān)的規(guī)定和指標(biāo)，以便能夠更好地確定信息數(shù)據(jù)的價(jià)值如何隨時(shí)間而變化。

在這個(gè)階段，儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的直接成本最重要。對項(xiàng)目（比如磁盤空間、備份和恢復(fù)所需要的全職工作時(shí)間、災(zāi)難補(bǔ)救和業(yè)務(wù)連續(xù)性規(guī)劃）進(jìn)行量化更容易些。這些項(xiàng)目和儲(chǔ)存公司的信息資產(chǎn)有關(guān)。

有關(guān)數(shù)據(jù)存留的討論常常會(huì)在業(yè)務(wù)和技術(shù)小組的內(nèi)部和中間造成分歧。他們的看法通�？梢詣澐譃閮煞N：第一種觀點(diǎn)認(rèn)為公司應(yīng)當(dāng)盡可能久地保留一切信息，因?yàn)檫@些信息是有價(jià)值的。這些人認(rèn)為信息內(nèi)在的價(jià)值可能在目前還未能被完全認(rèn)識(shí)，而未來的科技進(jìn)步可能讓組織更好地挖掘這些數(shù)據(jù)的價(jià)值。第二種觀點(diǎn)認(rèn)為，信息太多了并不好，因?yàn)樗鼤?huì)降低維持運(yùn)作效率所需的標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)。兩種觀點(diǎn)都有道理。在這個(gè)階段，公司關(guān)注的是數(shù)據(jù)存留戰(zhàn)略和要求。最重要的是理解企業(yè)決策所需的最低數(shù)據(jù)量，以及超過這個(gè)最低量之后的數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價(jià)值。

在前兩個(gè)階段里，團(tuán)隊(duì)制作了按照重要性排序的信息資產(chǎn)目錄。使用這個(gè)目錄，他們就能夠開始敞開地討論哪些數(shù)據(jù)元素必須保留。他們可以分析其余信息資產(chǎn)的價(jià)值訴求，并基于預(yù)算和公司的其他限制實(shí)施必要的措施。

具體地說，業(yè)務(wù)工作組成員可以分析法律文件，和法律部門進(jìn)行合作，以確定是否存在任何行業(yè)或公司限制（比如，會(huì)計(jì)信息應(yīng)當(dāng)保留七年、個(gè)人識(shí)別信息的處理標(biāo)準(zhǔn)等等。）

接下來，這些成員可以評估公司的需要并自行決定其他有關(guān)數(shù)據(jù)存留的要求。例如，一個(gè)營銷公司獲取了有關(guān)潛在客戶的大量信息，但可能只會(huì)保留那些按照公司自己確定的標(biāo)準(zhǔn)篩選出來的優(yōu)質(zhì)客戶的詳細(xì)信息。這些有價(jià)值的客戶的信息可能會(huì)被保留10年，而那些價(jià)值不高的顧客的數(shù)據(jù)可能6個(gè)月之后就被刪掉了。

業(yè)務(wù)工作組成員的作用是幫助組織找出什么是最合適的組合。最重要的是，他們應(yīng)當(dāng)對公司的首要目標(biāo)有一個(gè)清楚的了解，以便在聯(lián)合工作組開會(huì)時(shí)，他們能夠更好地基于公司的最佳利益進(jìn)行磋商。

技術(shù)聯(lián)合工作組成員負(fù)責(zé)分析現(xiàn)有的數(shù)據(jù)存留設(shè)施的成本，并為改進(jìn)架構(gòu)建立一個(gè)成本模型。為了更清楚地了解數(shù)據(jù)存留成本的構(gòu)成要素，可能需要分析存放成本以及提供支持的系統(tǒng)和資源的成本。

企業(yè)信息管理代表負(fù)責(zé)尋找合適的資源組合來實(shí)現(xiàn)這個(gè)階段的目標(biāo)。最重要的是，這些成員負(fù)責(zé)制定清晰的目標(biāo)和期望值并把聯(lián)合工作組的提議提交給治理委員會(huì)。這個(gè)階段的具體成果可能包括信息存留模型、數(shù)據(jù)存留的價(jià)值訴求、數(shù)據(jù)元素的成本模型和建議項(xiàng)目清單。聯(lián)合工作組的所有成員都是具體成果的完成者。所以，每個(gè)成員必須撥出合適的時(shí)間審核并確保文件準(zhǔn)確地反映了團(tuán)隊(duì)的成果。

在數(shù)據(jù)存留階段完成之后，通常會(huì)發(fā)生明顯的文化轉(zhuǎn)型，也就是在業(yè)務(wù)資源小組和技術(shù)資源小組之間會(huì)有更多的協(xié)作。這種文化轉(zhuǎn)型證明組織的信息管理能力正在成熟，這就為公司進(jìn)入下一階段做好了準(zhǔn)備。下一階段是決定如何獲得信息資產(chǎn)。

數(shù)據(jù)獲�。壕唧w數(shù)據(jù)元素的頻率、延遲期和準(zhǔn)入要求

理解有關(guān)獲取信息的要求和限制能夠讓你確立標(biāo)準(zhǔn)操作程序（SOP）并設(shè)定用戶的期望值。這個(gè)階段所參考的企業(yè)信息管理主要附屬系統(tǒng)包括交流、數(shù)據(jù)質(zhì)量和安全性。獲取階段所涉及的是具體信息資產(chǎn)的頻率、延遲期和準(zhǔn)入要求以及清楚地掌握什么時(shí)候可以獲取數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)的成熟期。

•湯在這個(gè)階段，業(yè)務(wù)工作組成員負(fù)責(zé)：定義準(zhǔn)入要求（誰在什么時(shí)候需要什么數(shù)據(jù)）

•湯確定準(zhǔn)入模式和數(shù)據(jù)敏感性級別（誰能在什么時(shí)候獲取什么數(shù)據(jù)）

•湯對報(bào)表、摘要和其他用戶要求進(jìn)行優(yōu)先排序

業(yè)務(wù)工作組成員需要做的第一件事是確定由那些業(yè)務(wù)人員來決定顧客可以獲取的信息資產(chǎn)，并將這些信息資產(chǎn)提供給顧客。這些數(shù)據(jù)所有者對數(shù)據(jù)負(fù)有最終的責(zé)任，在決定誰能獲得數(shù)據(jù)時(shí)發(fā)揮主要作用。

聯(lián)合工作組中的業(yè)務(wù)成員與數(shù)據(jù)擁有者和其他關(guān)鍵的利益相關(guān)者合作，確定用戶準(zhǔn)入模式，這個(gè)準(zhǔn)入模式將用于安全模式的開發(fā)。第二，工作組成員與數(shù)據(jù)擁有者合作，確定數(shù)據(jù)資產(chǎn)的安全級別。

安全級別可能只是簡單地分為公共和私密，但也可能像政府組織通常使用的那樣分為六個(gè)以上的級別。工作組成員負(fù)責(zé)正式劃分公司的標(biāo)準(zhǔn)分類層級以及相關(guān)的政策和程序。

除了標(biāo)準(zhǔn)分類，還需要有提供支持的政策和程序。之所以需要政策和程序，是為了確定如何對信息進(jìn)行命名、分類、存儲(chǔ)、備份和淘汰。最后，這些工作組成員負(fù)責(zé)確定提供給顧客的信息并對其進(jìn)行優(yōu)先排序。這包括與每位顧客一起審核或制訂標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)水平協(xié)議和界面控制文件，以及為了內(nèi)部決策的需要對報(bào)表和摘要進(jìn)行優(yōu)先排序。

同時(shí)，技術(shù)工作組成員負(fù)責(zé)：

•湯評估數(shù)據(jù)來源和接收延遲期

•湯確定流程延遲期

•湯評估支持摘要和顧客報(bào)表的成本

•湯建立安全模式

技術(shù)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)幫助建立有關(guān)延遲期的溝通渠道，最重要的是要建立安全準(zhǔn)入模式（SAM）。首先，需要發(fā)現(xiàn)對企業(yè)最重要的信息資產(chǎn)的各種延遲期。認(rèn)識(shí)流程延遲期并進(jìn)行相關(guān)溝通，有助于確立對信息資產(chǎn)系統(tǒng)的期望值和所受限制。例如，如果一個(gè)源系統(tǒng)在每月的第一個(gè)工作日提供一整月的數(shù)據(jù)，那我們就可以認(rèn)為這些數(shù)據(jù)都是上個(gè)月的。

通常，每一個(gè)外部源系統(tǒng)也會(huì)受到質(zhì)量管控，而這個(gè)過程可能要花費(fèi)數(shù)天。同一個(gè)源系統(tǒng)可能只提供兩個(gè)月前的數(shù)據(jù)。公司了解了這種延遲期，就能決定和顧客簽訂的服務(wù)水平協(xié)議是否能夠兌現(xiàn)或是否需要調(diào)整。

溝通極其重要，這有助于減少向技術(shù)團(tuán)隊(duì)提交的申請，并緩解因報(bào)表中的信息出現(xiàn)不一致而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)質(zhì)量欠佳的印象。技術(shù)團(tuán)隊(duì)然后就能夠從內(nèi)部延遲期著手，建立流程來找到改進(jìn)的方法。

技術(shù)工作組成員所需要的工作是安全準(zhǔn)入模型的評估和改動(dòng)或開發(fā)。這種評估的廣度和深度取決于所獲取信息的類型、所需的安全層級和公司的資源瓶頸。

最后，企業(yè)信息管理工作組成員負(fù)責(zé)：

•湯找到理解終端用戶需求和延遲期限制的最佳人選

•湯確定會(huì)議日程和結(jié)果

•湯確定具體的項(xiàng)目成果

公司若要盡可能地降低其信息資產(chǎn)遭受不正當(dāng)泄露或使用的風(fēng)險(xiǎn)，必備的關(guān)鍵系統(tǒng)之一就是SAM。這就需要由一個(gè)安全領(lǐng)域的專業(yè)人員來帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)評估和降低企業(yè)信息資產(chǎn)安全風(fēng)險(xiǎn)。在其他階段中，來自安全領(lǐng)域的代表或許可有可無，但在這個(gè)階段，團(tuán)隊(duì)中必須要有來自安全領(lǐng)域的代表。如果安全團(tuán)隊(duì)在某個(gè)階段沒有全職代表，項(xiàng)目管理小組就必須確保與安全小組召開合適的會(huì)議。

這個(gè)會(huì)議的目的是在把開發(fā)活動(dòng)的規(guī)劃提交到治理委員會(huì)（這個(gè)委員會(huì)的決策團(tuán)隊(duì)中包括一位負(fù)責(zé)安全的高管）之前，讓這個(gè)小組對之進(jìn)行審核并參與到其中。安全人員越早參與到項(xiàng)目中，對公司就越好。

在這個(gè)階段，為了促成聯(lián)席工作組會(huì)議以及與業(yè)務(wù)所有人和核心安全人員舉行的重要的分組會(huì)議，項(xiàng)目管理成員發(fā)揮了關(guān)鍵作用。一個(gè)成功的項(xiàng)目有清晰界定的目標(biāo)。用于評估項(xiàng)目成功與否的指標(biāo)還包括顧客和員工對公司保證信息安全并能夠被及時(shí)獲取的能力有多少信心。

企業(yè)可以建立指標(biāo)，進(jìn)行周期性審核，從而不斷地監(jiān)測和改善這個(gè)領(lǐng)域。一旦項(xiàng)目完成，公司就具備了很好的條件來完成最后一項(xiàng)工作。那就是確定合適的維護(hù)流程以支持信息系統(tǒng)。

原文經(jīng)許可摘自StephenBoschulte發(fā)表在CIOUpdate上的、由四個(gè)部分所組成的系列文章“TamingBIGData:TakingBackControl”。QuinStreet登記版權(quán)。蘇文譯。StephenBoschulte是資深信息管理戰(zhàn)略專家。他與20多家財(cái)富500強(qiáng)公司和小企業(yè)的合作經(jīng)驗(yàn)超過14年。他是“實(shí)施企業(yè)信息管理計(jì)劃的實(shí)用指南”一書的作者。

本中文版由世界經(jīng)理人（www.ceconline.com）組織翻譯并編輯。